我们公司做品牌设计，客户多是连锁餐饮和快消品。项目周期不长，但修改频繁。尤其是有个设计师叫阿哲，每次临近交付，客户一提意见，他就会直接在原文件上大刀阔斧地改——不是说这不对，问题是，他改完还不打版本号，图层也不重命名，PSD文件里一堆叫‘背景副本 3’‘文字临时’的图层，连他自己三天后都找不到当初哪个是终稿。

最离谱的一次，客户突然要回两周前的初版方案，说是投资人喜欢那个色调。我们翻遍历史邮件、钉盘、百度网盘，甚至翻了阿哲的iCloud最近删除相册，愣是没找着。最后只能重做，花了整整一天，项目延期，客户不满，总监在会上拍了桌子。

那之后，我们决定不能再靠‘自觉’来管理设计稿了。之前也试过用Trello拉任务流程，用飞书文档挂附件，但问题在于：没人会主动更新卡片状态，附件一多就分不清哪个对应哪轮反馈，而且一旦有人绕开流程本地改文件，整个系统就废了。

后来行政小刘提了一嘴：‘蓝点通用管理系统’是不是能自定义？她说她表哥在一家医疗器械公司做文档管理，全靠这个系统做ISO文件版本控制，连谁在哪天改了一个标点都能追溯。

我们抱着试试看的心态搭了个设计项目管理模块。核心就三点：状态锁、版本触发器、字段权限隔离。

先说‘状态锁’。我们把项目流程定成五个状态：【构思】→【初稿】→【客户反馈中】→【修改中】→【已确认】。关键是在【客户反馈中】和【已确认】这两个状态加了‘文件锁定’规则：一旦进入，原始PSD文件就不能再被上传覆盖，想改？可以，但必须点击‘发起修改申请’按钮，系统自动复制当前版本生成一个带编号的新条目，比如‘v1.2-菜单页-配色调整’，原文件冻结归档。

一开始阿哲特别不适应，觉得麻烦。有次他急着改个logo透明度，发现传不了新文件，直接微信抱怨：‘卡这儿了！’我们让他点‘发起修改’，他照做，结果系统自动生成了v2.3，还顺手把上次客户说‘不要圆角’的聊天截图关联进备注字段。后来他说：‘嘿，这下我知道为啥上次不能改圆角了。’

第二个关键是‘版本触发器’。我们设了条规则：每当新版本上传，系统自动给项目经理和客户对接人发一条带预览图的站内消息，附上差异说明填写框。客户不能再口头说‘看着改吧’，必须写清楚‘主标题字体从思源黑体改为阿里巴巴普惠体，字号+2pt’。这条记录直接绑定到该版本，后续所有修改都基于此。

最意外的是，客户也开始守规矩了。以前他们经常A说了改，B看了又说回滚，现在一看系统里清清楚楚写着‘v3.1 已采纳A意见’，B也就不再推翻了。

第三个功能是‘字段权限隔离’。设计师只能编辑文件上传、图层说明这些技术字段；项目经理管进度和客户反馈摘要；财务则只能看项目编号、结算状态这类信息。阿哲再也不能偷偷把‘待修改’改成‘已确认’去早点下班了——那个按钮根本不在他界面上。

用了三个月，效果出乎意料。上周客户又要回三个月前的某个分支方案，我打开系统，筛选‘项目=奶茶品牌升级’，‘状态=已确认’，‘标签=备用方案’，两秒找出文件，下载即用。客户说：‘你们现在怎么这么专业？’

其实哪有什么专业，不过是把过去靠记忆和人情的事，变成了可追踪、不可逆的规则。阿哲现在甚至开始主动给新来的实习生培训系统操作，还总结了一句：‘别想着蒙混过关，系统记得比你牢。’