上个月底，公司行政突然收到一笔异常的电费账单——比平时高出近40%。起初大家以为是空调开多了，可查了电表分区数据后发现，真正飙升的是办公区南侧线路，而那里只有一台老旧的激光打印机、几台电脑和一个饮水机。

这台打印机，已经用了五年多，型号是那种老式的惠普M506，打印速度慢，卡纸频率高，但胜在耐用。销售部的人一直嫌弃它，可每次申请换新都被财务压下来，理由是‘还能用就别浪费’。

可现在，它居然成了耗电大户？

IT小刘调出后台日志一看，差点没把咖啡喷出来：过去三周，这台打印机平均每天工作19小时，其中凌晨1点到5点之间，竟然打印了超过200页内容！而销售部下班最晚也不过7点半，谁会在半夜远程打文件？

我们开始怀疑是不是中了挖矿病毒，或者有人偷偷接了外网打印服务。IT做了全盘扫描，系统干净。又排查了IP访问记录，发现所有打印任务都来自公司内网，且账号归属清晰——全是销售部员工的账户，时间集中在晚上11点之后。

这就奇怪了。我们决定上点‘手段’。

之前公司上线了一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是能自定义流程监控，我们一开始只是拿它管报销和请假。后来发现它有个‘流程埋点’功能，可以在任何操作节点插入记录器，比如‘谁在什么时候触发了什么动作’，甚至能抓取上下文信息，比如设备IP、操作时长、关联数据条目等。

我们在打印机对接的OA流程里加了个埋点，把‘发起打印’这个动作绑定到系统日志中，并设置夜间（22:00-6:00）自动触发预警，同时记录操作人、文档名称、页数、是否含彩色、是否双面等字段。

三天后，真相浮出水面。

原来，销售部最近在冲季度业绩，每人每天要提交至少3份客户方案。这些方案模板复杂，包含大量图表和产品图库，单份打印预览就要两分钟。但问题在于，很多同事习惯‘先打印再修改’——也就是先把草稿打出来看效果，发现问题再改，改完再打，反复三四次。

更离谱的是，有些人为了赶DDL，干脆在下班前把所有版本都‘预打印’一遍，系统会自动排队进任务池，等到夜里空闲时执行。他们以为这样能‘节省时间’，殊不知不仅占用了大量打印资源，还因为默认设置是‘不双面、非草稿模式’，导致每晚白白消耗几十张A4纸和硒鼓寿命。

我们拉了个数据报表：过去一个月，销售部共提交打印任务837次，实际有效交付文档仅214份，其余623次都是中间版本或重复输出。按每张纸0.3元、墨粉折算0.5元计算，光这一项就浪费了近5000元，还不算电力和设备损耗。

最讽刺的是，这些‘幽灵打印’大部分发生在员工早已离司之后。有位同事甚至在周五晚上9点提交了6个版本的提案，结果直到周日凌晨才陆续打出，办公室没人，纸堆在出纸槽里，第二天被保洁当废纸收走了。

我们没急着批评人，而是把数据可视化了一下，做了一个‘打印生命周期图谱’：从文档创建、修改、审批到最终打印，每个节点的时间戳和资源消耗都标出来。然后在部门例会上放出来，只问了一句：‘你们觉得哪一段最烧钱？’

会议室一下子安静了。

后来，我们用蓝点系统做了几个调整：

1. 设置打印预检规则：超过5页的文档必须经过直属主管审批才能打印；
2. 启用夜间静默模式：22:00后禁止批量打印任务提交，除非打上‘紧急豁免’标签并填写理由；
3. 自动推荐草稿模式：系统识别到‘v1’、‘初稿’、‘待修改’等关键词时，强制提醒使用黑白、单面、紧凑排版；
4. 建立个人打印额度：每人每月100页基础额度，超支部分从部门活动经费扣，结余可兑换咖啡券。

变化来得很快。第二周，打印量下降67%，夜间任务归零。那个老打印机终于可以安心‘退休’了。

有意思的是，这事儿之后，销售部反而开始主动优化文档结构，有人甚至写了脚本自动压缩图片分辨率。还有人提议：‘能不能把打印成本实时显示在预览页面？比如这一页要花1.2块钱，你还要打吗？’

我们真这么做了。现在点打印前，弹窗会跳出一行小字：‘本次输出预计消耗：¥4.8，相当于3杯美式咖啡。’

据说，自从这行字上线，销售部的文档平均页数从18页降到了9页。