上周五，行政部照例组织了一场小小的离职茶话会。大家喝着奶茶，聊着过往，气氛正轻松时，即将离职的小陈突然笑着说：‘其实我到现在还不知道怎么把企业微信里的客户群移交给下一个人，昨天是直接让新同事拉进来的。’

没人笑出来。

人事主管愣了几秒，赶紧追问：‘那你之前负责的培训资料包呢？’

‘还在我的个人网盘里，没来得及导出。’

会议室一下子安静了。

这已经不是第一次出现类似情况。上个月市场部一位同事离职，我们才发现他手里攥着三份未归档的供应商合同扫描件；再往前，IT曾接到投诉，说某个已离职员工的门禁权限还在生效，甚至有人看到他的卡在工作日早上刷进了大楼。

我们自以为有制度——《员工离职交接清单》白纸黑字贴在内网，可现实是，这张表像极了那种被塞进抽屉再也没人打开的说明书。

问题不在于有没有流程，而在于流程活在纸上，而不是系统里。

我们开始复盘。第一个窟窿：责任边界模糊。交接事项分散在行政、IT、财务、部门主管四个角色之间，谁先动？谁确认？没有顺序。结果就是每个人都以为别人办了，最后谁都没办。

第二个窟窿：依赖人工提醒。HR靠Excel记录交接进度，每周手动发邮件催办。可一旦赶上忙季，这事儿就被淹没在报销单和会议邀请中。有人拖到离职当天才想起来，草草勾几个‘已完成’交差。

第三个窟窿最致命：缺乏闭环验证。交了电脑，清了邮箱，但权限是否真正收回？文件是否完整移交？没人能实时查证。我们以为完结了，其实只是‘看起来完结了’。

于是我们决定换个玩法。不是写更复杂的制度，而是把规则‘种’进工具里。

我们试过几个OA系统，大多只能走固定模板，改个字段都要找厂商提需求。后来用了蓝点通用管理系统，发现它不一样——不是给你一套流程，而是让你自己搭。

我们用了一周时间，把离职交接拆成了五个阶段：发起 → 部门交接 → 资产归还 → 权限回收 → 终止确认。每个阶段绑定具体动作和责任人。

比如，当HR在系统点击‘发起离职流程’，自动触发三件事：给部门主管推送待办任务（含需移交的项目清单）、通知IT准备权限回收列表、向行政派发资产回收单。所有事项按预设顺序推进，上一环不完成，下一环无法启动。

最有用的是‘条件触发提醒’。比如，如果设备归还未完成，系统会在离职前48小时自动给行政负责人发加急消息；如果知识文档未上传至指定目录，流程卡在‘部门交接’环节，连HR都无法关闭流程。

更妙的是‘角色快照’功能。过去常有新人接手后发现前任留下的客户表结构混乱，字段含义不明。现在，系统要求交接人必须在流程中上传一份带注释的数据导出文件，并关联到具体业务条目。相当于把经验‘固化’下来，不让它随着人员流动蒸发。

用了三个月，效果出乎意料。离职流程平均耗时从原来的9.2天降到3.1天，权限漏回收的情况归零。最重要的是，再没人问‘这事儿该谁管’。

上个月，又一场离职茶话会。轮到一位老员工发言，他说：‘这次交接比我想的轻松多了，所有事都在系统里推着我走，反倒不用自己到处问人。’

散会后，行政小妹悄悄跟我说：‘你知道吗？我现在最怕的不是有人离职，是系统突然崩了。’

听起来像玩笑，其实是最高评价。