行政部的小陈，管着全公司的办公用品、茶水间零食、门禁卡登记、绿植租摆，还有节假日发的那些小礼品。以前她用一个Excel表，密密麻麻分了十几个sheet，名字叫‘杂货铺总账’。每次有人问‘还有没有A4纸？’或者‘上次发的保温杯谁领了？’她就得翻半天，还得打电话确认谁拿走没登记。

最头疼的是年中盘点。财务要对账，她得手动核对每个部门领了多少笔，有没有超预算。有一次她发现市场部上个月领了三箱打印纸，但系统只批了两箱——原来是临时加印宣传册，走的是口头申请。这事儿后来被审计提了一嘴，说‘流程有漏洞’，小陈委屈得不行：‘我又不是不给，可总不能让人写个申请单再来拿一包抽纸吧？’

后来IT部老李推荐她试试蓝点通用管理系统。一开始她觉得这名字太技术范儿，肯定难上手。结果老李只花二十分钟，帮她在系统里搭了个‘行政物资申领’模块。没有代码，全是拖拽操作：选类型、设字段、拉审批流。

她先把办公用品搬进去，每样东西设了库存预警。比如A4纸低于10箱就自动标黄，快没了就推消息给采购。然后她加了个‘申领人-部门-用途’的必填项，但特意把流程设成‘普通物品直接通过，高价值物品（比如U盘、移动硬盘）才走审批’。这样既留痕，又不卡人。

最有意思的是茶水间管理。她建了个‘零食补货日志’，每次补货拍照上传，顺便记下哪些最受欢迎。有次发现苏打饼干消耗特别快，一查记录，原来是设计部晚上加班多。她顺手在系统里加了个‘部门消耗排行’看板，月底分享给管理层，结果行政预算第二年涨了15%，理由是‘数据支持’。

更没想到的是，其他部门开始来‘抄作业’。人事小王看她搞得好，自己搭了个‘员工生日礼品发放’流程，连祝福语模板都设好了，到日子自动提醒寄快递。IT部干脆把设备借用也搬进去，笔记本借出归还状态一目了然，再没人扯皮‘我早就还了’。

最绝的是保洁阿姨。她不会用电脑，但小陈在系统里生成了二维码贴在绿植花盆上，阿姨扫码就能报‘这盆蔫了’，后台自动派单给供应商。有次一盆发财树连续三次被报异常，系统自动拉出历史记录，发现是某个工位阳光太强，最后调整了摆放位置。

现在小陈的‘杂货铺’早升级成‘行政资源中心’，名字还是她起的。有人问她秘诀，她说：‘不是我把东西管好了，是系统让我能看清每个细节，还能让别人顺着我的路走。’

前两天新来的实习生想做个团建报名表，跑来问她怎么弄。她没给Excel模板，而是说：‘去蓝点新建个应用，我教你加个报名+缴费+名单导出的流程。’实习生眨眨眼：‘这系统是不是啥都能塞进去？’小陈笑了：‘只要你能说清楚规则，它就能帮你跑起来。’