我们公司不大，四十来号人，行政部就两个人：老王和我。老王管物业、保洁、绿植，我负责办公用品、会议支持和IT协调。听起来杂，但干久了也就那几件事来回转。直到上个月，财务突然找上门——去年光‘硒鼓和墨盒’一项，采购金额比前年多了67%。

没人信。打印机才几台？能用掉这么多？

可数字摆在那儿。财务说，报销单上‘打印耗材’这一项，两年来从没被驳回过，只要发票合规，金额合理，批就完了。谁也没想到，这成了管理上的‘盲区走廊’——看得见流程，看不见漏洞。

我们开始查。第一招是翻报销记录。结果发现，有些部门报的型号根本不是我们打印机用的；有的一个月换了三次黑色硒鼓，而官方标称寿命是五千页。再一问，原来很多同事觉得‘反正公司报销’，家里打印机没墨了，顺手也开张票贴进来。

更离谱的是，行政库房其实有登记，但用的是Excel表，还是共享文档那种。谁领了什么，写得乱七八糟：‘小李拿了个黑的’、‘技术部要彩色的，先欠着’……时间一长，账对不上，最后干脆每年年底平摊核销，美其名曰‘损耗’。

老王叹气：‘咱们不是没管，是管不动。’

问题不在人，而在工具。你想规范登记吧，做个表单，可有人不填；你设个审批吧，又耽误人家急着打印投标文件；你让各部门自己管？他们更不愿意碰这种琐事。行政夹在中间，成了背锅侠。

后来是我实习生小舟提了一句：‘你们为什么不搞个像借充电宝那样的系统？扫一下，拿硒鼓，还的时候再扫一下？’

我一听，愣住。倒不是真要上硬件，而是这个思路——把‘领取行为’变成可追踪的流程节点。

我们决定试一个轻量的办法：不上ERP，不走复杂开发，而是用一个叫蓝点通用管理系统的工具，搭了个‘耗材领用追踪模块’。这软件的好处是，不用写代码，拖拽字段就能建数据表，还能设自动提醒和审批流。

我们先梳理了所有打印机型号和对应耗材，建了个‘耗材档案库’，然后把库房的硒鼓、墨盒全部贴上二维码。每次领取，申请人扫码登记，选择用途（办公/项目/个人）、使用人、所属部门，系统自动关联到设备编号。

关键来了：我们设了三条规则。

一是‘谁领谁负责’。领用人必须实名，且同一型号耗材，每人每月限领一次，超限需直属主管审批。

二是‘旧件回收制’。还旧壳才能领新的，扫描旧码时，系统自动校验是否匹配型号，不交旧的，新申请直接卡住。

三是‘用量预警’。比如某台打印机月均打印量八百页，系统预估硒鼓可用三个月，如果两个月内就申请更换，会自动提醒行政核查，必要时联系IT检查是否被用于非办公用途。

上线头两周，阻力不小。销售部老周抱怨：‘打个报告还得扫码填表？耽误工夫！’ 我们没硬推，而是做了个‘透明看板’，每周在内部群发一份耗材使用排行——不是点名批评，而是展示‘人均耗材成本最低的三个部门’，附上小红花图标。人性就是这样，不怕罚，怕被比下去。

三周后，神奇的事发生了：技术部主动优化了打印设置，默认双面灰度；运营部开始集中批量打印，减少频繁更换；就连老板都问秘书：‘上次那个蓝色墨盒用了多久？别浪费。’

最让我意外的是，财务发现，仅仅一个季度，耗材支出同比下降了41%。而且，因为所有数据留痕，审计时直接导出报表，连凭证都不用翻。

但这还不是最大的收获。

有天IT小哥跑来问：‘你们那个系统能不能用来管备用硬盘？最近丢了两块，查都查不到谁拿的。’ 我笑了：‘当然能，只要你愿意建个表。’

现在，那个原本只用来管硒鼓的系统，已经衍生出‘固定资产借用’、‘会议室设备巡检’、‘员工工位调整记录’等十几个微型管理模块。每个都是某个具体痛点催生的，没有顶层设计，全是‘哪儿漏补哪儿’。

有时候我在想，管理未必非要大刀阔斧。可能就是从一台打印机的墨盒开始，当你把一件小事的流程跑通了，信任和效率就会悄悄长出来。

前几天，老王看着系统里自动生成的‘耗材生命周期分析图’，嘀咕了一句：‘原来我们之前，是在靠信仰管库存啊。’