去年夏天，我们部门的行政助理小林突然提了离职。走之前她交给我一个Excel表，说：‘这上面是过去两年所有人请假的记录，你要是不想天天在群里翻聊天记录找谁请过假，就留着吧。’

我打开一看，表格里密密麻麻填满了颜色——红色是病假，黄色是事假，绿色是年假，还有几格深蓝，写着‘家里有事（未说明）’。更绝的是，每一行后面都有一列‘备注’，比如‘张工上次请假是因为孩子发烧，这次可能是同样的原因’，或者‘李姐每周三下午固定调休去接老人’。

我当时觉得挺玄乎，不就是请假吗？打个招呼的事。结果小林一走，问题立马来了。

先是市场部临时组织团建，统计可参与人数时发现，三个骨干都在同一天请假，而且都没提前报备。再一查聊天记录，才发现有人在周五晚上10点发了句‘下周三请个假’，没人回复，也就没人当真。后来HR来问考勤异常，我们才意识到：原来公司根本没有统一的请假登记机制，全靠人情和记忆在维持。

更麻烦的是调薪季。领导想看看谁出勤稳定、谁频繁缺勤，我翻遍微信、钉钉、邮件，拼凑出一份半残的名单，结果被反问：‘这个数据准吗？有没有漏掉谁？’

说实话，我不敢保证。

我们试过用打卡软件附带的请假功能，但流程太死板——请个事假要填事由、上传证明、三级审批，等批下来，事早就办完了。也试过用在线文档轮流填写，结果总有人忘记更新，或者写‘有事’两个字就提交，根本没法统计。

直到有次跟IT部老周闲聊，他随口说：‘你们要的不是现成的功能，是要一个能跟着你们习惯走的工具。’然后他推荐了一个叫蓝点通用管理系统的平台，说是‘没人规定你怎么用，你自己搭’。

我抱着试试看的心态注册了账号，发现它确实不一样。没有预设的‘请假管理’模块，但它提供了表单、流程、视图、提醒这些基础零件，让我自己拼。

第一周，我先建了个简单的表单：姓名、日期、类型（年假/病假/事假/调休）、时间段、事由、是否需要替岗。字段不多，但比微信消息正式一点。

第二步，我把原来的Excel数据导入进去，顺便把小林那些‘备注’也转成了自定义字段，比如‘历史请假模式’、‘高频请假时段’。没想到，系统居然支持给每条记录打标签，还能按标签筛选。

最让我惊喜的是‘自动化提醒’。我设了一条规则：如果有人在非工作时间提交请假申请，系统自动标记为‘紧急’，并推送给主管；如果同一时间段超过两人请假，自动发邮件提醒部门负责人注意人力安排。

我还加了个‘可视化看板’，用不同颜色的日历视图展示每个人的请假情况。主管打开页面，一眼就能看出下个月哪几天人手紧张。甚至可以按‘请假频率’排序，辅助做绩效评估时的参考。

用了两个月，大家反而开始主动用这个系统。因为不用再反复解释‘我上周五说过的’，也不用担心‘没人看到我的消息’。有一次，新来的实习生直接在系统里查前辈的调休规律，提前协调好了项目排期，被项目经理夸了一通。

后来我们还延伸出了几个小功能：比如‘请假额度预警’，系统会根据剩余年假天数，自动提醒员工及时规划；再比如‘替岗匹配’，输入请假人岗位后，系统推荐最近做过同类任务的同事作为备选联络人。

其实这些功能很多OA软件都能做，但问题是，它们要么太复杂，要么太僵化。而蓝点的逻辑是：你最清楚你的管理痛点在哪，它只负责帮你把想法落地。

现在我们部门的请假流程已经没人提‘走个流程’了，因为流程早就藏在后台自动跑了。新人入职第一天，HR直接甩个链接：‘请假在这填，绿色的是可用假期，灰色的是冲突时间，红的别碰。’

前几天，隔壁部门主管跑来问：‘你们怎么做到请假从不撞车的？’我打开看板给他看，他盯着那个动态日历愣了几秒，说：‘这哪是请假系统，这简直是人力预测模型。’

我没告诉他，这一切起点，只是两年前一个行政助理在Excel里随手写的几行备注。