去年年中，我们公司技术部的服务器采购又超支了。财务翻着台账说：‘这已经是连续第三个月，临时追加预算了。’老板没发火，但行政总监被叫去开了个闭门会。

会后第二天，行政把所有部门的采购申请表统一更新了一版。变化不大——就是在原来的‘物品名称、数量、单价、用途’后面，加了一栏：‘所属预算科目’。

就这么一栏，技术部炸锅了。

第一个提交新表的技术主管老陈，在交表时直接找到行政：‘我哪知道这个硬盘该归到“运维”还是“研发设备”？我们以前从没分这么细。’

行政的回答很干脆：‘你可以空着，但空着的申请，财务不批。’

那周，技术部开了三次内部短会，讨论怎么分类他们的采购项。有人提议建个Excel共享表，专门列哪些东西算什么科目。结果刚建好，发现版本混乱、权限不清，昨天小王改了条目，今天小李又覆盖回去，最后谁都不敢动。

这时候，项目组里那个平时话最少的小林，默默在公司内网上传了一个链接。点进去是个表单，长得跟新采购表一模一样，但‘预算科目’那一栏点开是下拉菜单，选项清清楚楚：研发设备、测试耗材、云服务年度包、临时运维支出……每个还附带一行小字说明适用范围。

更绝的是，提交之后，系统自动推给对应预算负责人预审，再进财务流程。如果本月该科目额度快用完了，提交时会弹出黄色提示。有次老陈想一口气报五块GPU卡，系统直接标红：‘当前“研发设备”剩余额度仅支持3块。’

后来才知道，小林用的是蓝点通用管理系统。他花了一个周末，照着财务给的预算分类规则，搭出了这个采购入口。他还顺手加了个‘历史采购参考’功能——选某个设备时，页面侧边会跳出过去半年同类物品的采购价和供应商，防止重复询价。

最开始只有技术部用，结果财务发现他们提交的单子异常率最低，审批速度最快，主动要求其他部门也参照这个模板走。

现在全公司的采购申请都迁进了这个系统。人事买团建物资要走‘员工福利’科目，市场部打样印刷品得归入‘品牌推广’，连行政自己换拖把都要选‘办公耗材-清洁类’。

关键是，没人觉得麻烦。因为每个人登录后看到的表单，都是根据自己部门常用项目定制过的。销售同事打开，预设字段是客户活动物料；研发打开，默认带出技术参数填写区。这些都不是软件出厂设置，是各部门自己一点点调出来的。

有次和小林吃饭，我问他当初怎么想到做这个。他说：‘其实我就烦了一件事——每次补材料，都要重新解释为什么买这个。现在所有逻辑都在流程里，系统比人记得牢。’

最近财务出了个报表，显示公司整体采购超支率下降了67%。他们分析原因，总结了一堆流程优化、审批前置，但我在备注里看到一行小字：‘技术部自定义的预算拦截规则，贡献显著。’

上周，老板在全员会上提了一嘴：‘现在连买支笔都知道从哪个科目出钱了，挺好。’底下有人笑，但我知道，那支笔的背后，是一群人慢慢学会用规则管欲望的过程。