采购部的老王，五十出头，说话慢条斯理，衬衫第二颗扣子永远系着。他不擅长用新系统，以前总被IT催着录数据，每次都说：‘等我手头这单走完再说。’

可最近几个月，IT反而是最主动找他的人——不是催，是请教。

起因是一张Excel表。老王负责处理供应商退回的残次品和报废物料，按理说这类流程走完就完了，但有次财务对账发现，三台退返的测试仪器‘人间蒸发’了。既没入废品库，也没走资产核销，钱报了，东西却没了影。

这事扯了半个月，最后还是老王翻出自己私下做的追踪表才查清：其中一台被研发临时借走做拆解参考，但没人登记，流程外操作，系统里自然没有记录。

这张表长得不好看，颜色乱，字段杂，但细看你会发现，它不只是记录‘谁退了什么’，还串着时间线、责任部门、当前状态、是否待审批、有没有关联订单号——甚至还有个‘备注用途’栏，写的是‘主板留作故障比对样本’这种只有现场人才懂的话。

IT主管老陈看了直拍大腿：‘你这哪是报废追踪，这是个微型流程引擎啊。’

后来这张表被扫描上传到公司新试用的蓝点通用管理系统里，原样重建。但关键不是复制，而是把它变成了一个可复用的数据模型。行政看到后，拿去改造成‘办公设备维修追踪’；HR照着逻辑做了‘离职物品回收清单’；就连食堂阿姨都来问能不能做个‘过期食材预警表’。

为什么能跨部门用？因为老王的表本质上不是为了汇报，而是为了解决‘东西在谁手上、卡在哪一步、下一步该找谁’的问题——这恰恰是多数管理流程真正断裂的地方。

很多系统只管‘起点’和‘终点’：申请提交了，审批通过了，任务关闭了。但中间那几天，文件在谁电脑里躺着？样品被谁顺手拿去用了？这些‘灰色流转期’才是漏洞温床。而老王的表格，把这段时间也纳入了可视范围。

更妙的是，他在系统里设了个规则：任何报废品若超过7天未更新状态，自动标黄并提醒对接人。这个简单动作，让过去常被忽略的‘待处理滞留项’突然有了存在感。有人笑称：‘现在东西卡住比丢掉还难受，天天被系统盯着。’

其实老王自己也没想到会这样。他说当初加那些字段，纯粹是因为吃过亏。‘有一次退一批传感器，厂家说少两件，我们说寄了，吵半天，最后翻快递照片才发现包装时漏装了。从那以后，我就把物流单号也记上，图个自证清白。’

现在这套模板在公司内部叫‘老王模型’，核心就三点：

1. 每个实体物品都要有唯一追踪ID，哪怕是一块电路板；
2. 状态变更必须关联责任人和时间戳，不能只写‘已处理’；
3. 允许非标准备注，但需开放给相关方可见，防止信息黑箱。

有人问要不要推广成标准制度，管理层反而没急着下结论。他们发现，强行统一模板容易僵化，而让各部门基于‘老王模型’自定义变体，反而激活了更多场景：工程部加了‘安全风险等级’字段，法务在合同归档流里嵌入了‘履约异常标记’……

这种生长方式，像极了蓝点系统的底层逻辑——不预设业务形态，只提供数据关系搭建能力。你可以用它做库存管理，也能搭出一个员工兴趣社团报名系统。关键是，让一线人员成为流程的设计者，而不是被动填写者。

前两天碰上行政小李，她正用这个系统做团建礼品发放追踪。我随口问：‘怎么想到加个签收拍照功能？’

她笑：‘上次发保温杯，有人说没收到，查了半天发现是他工位被保洁挪动过。现在谁领了东西，当场拍张照，系统自动打上时间和地点。你看，学老王呗。’