我们公司不大，三十来人，但会议室总是不够用。尤其是每周一上午的例会，三个部门抢一间带投影的屋子，经常有人抱着笔记本坐走廊里等空位。最头疼的是，很多人订了会又不去，或者临时取消不通知，导致资源白白浪费。

以前用Excel共享表格登记，谁先填谁得。可问题来了：张工写了个‘9:00-10:30 周会（可能取消）’，李经理看到‘可能取消’就以为没订死，也把自己的项目评审填进去了。结果两人同时推门进来，才发现撞了。

后来行政试着加颜色标注：绿色是确认，黄色是待定，红色是取消。可颜色在手机上看不清，而且大家更新不及时，经常是会议都开完了，表格还标着‘进行中’。

真正起变化的是上个月，技术部的小王说他用了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，自己搭了个会议室管理模块。我们抱着试试看的心态导入了我们的流程。

一开始只是把原来的表格搬进去，但很快发现可以做得更细。比如，每个预订必须选择‘确定程度’：

• 确认召开
• 暂定，可能调整时间
• 仅预留，未最终决定

系统会根据这个字段自动标记颜色，还能设置提醒规则。比如，如果选了‘暂定’，系统会在会议前24小时发消息提醒预订人确认状态。这一步卡住很多人——之前随口写‘可能取消’，现在得正式操作一次，反而促使他们认真对待。

更妙的是，我们加了个‘临时取消率’统计。每个人的历史预订中，有多少次是最后时刻取消的，系统自动算出来，悄悄展示给行政看。不是为了惩罚，而是识别出哪些同事习惯性‘占位式预订’。行政私下沟通后，整体取消率降了六成。

有一次，销售总监连续三次取消高层复盘会，系统自动触发了一条提醒给他的助理：‘您最近三次预订均未召开，是否需要调整会议频率？’ 助理一看，赶紧协调改成了异步文档汇报，反而提高了效率。

我们还设了个‘空置预警’。如果一间会议室在预订时间开始后15分钟仍无人刷卡或签到，系统就判定为‘实际未使用’，自动释放时段，并通知后面排队的人可以进来。有次财务部在楼下打印材料，收到提示直接上楼用了会议室，省了半小时等待。

这些功能听起来复杂，其实都是通过拖拽字段、设置条件和动作一点点搭出来的。像那个‘临时取消率’，就是用了一个自定义计算字段，公式是：【取消次数 / 总预订数】，再按人员分组汇总。系统支持这种自由组合，不像传统OA那样固定模块用不了。

最有意思的是，最近有人提议加个‘信用分’机制。每次无故缺席扣一分，连续五次准时开会加一分，信用高的部门能优先抢热门时段。虽然还没上线，但光是讨论过程，大家对会议室资源的尊重感就提升了。

现在，连保洁阿姨都知道，只要看系统里那间会议室是不是‘已释放’，再去打扫，不用再打电话问行政‘里面还有人吗？’。一个小功能的演化，居然串起了这么多环节。