我们公司不大，四十多号人，但部门不少——产品、研发、运营、市场、行政、财务，样样齐全。以前总觉得小公司沟通应该更顺畅，可实际呢？事儿一多，照样鸡同鸭讲。

就说上周吧，市场部要推个新活动，需要设计海报、开发落地页、同步客户名单、还要财务批预算。四个部门联动，按理说提前两周安排绰绰有余。结果呢？活动前两天才开始对接，设计师抱怨需求不明确，研发说接口没给，财务翻出流程记录说申请晚了，不能特批。

最后当然是加班收场。可奇怪的是，那个刚来没多久的实习生小林，居然准点打卡走了。有人问他：“你不着急吗？”他笑笑说：“我该做的都做完了。”

大家一开始以为他在硬撑面子，直到后来无意中看到他电脑上开着一个页面——不是钉钉，也不是飞书文档，而是一个自己画出来的“协作追踪表”。

这表乍一看平平无奇：左边是任务项，中间是负责人，右边是状态和截止时间。但细看你会发现，每个字段都能点开，附带聊天记录、文件版本、甚至还有自动提醒。最绝的是，一旦某环节卡住，比如财务没批复，它会自动标红，并@下一个依赖这个环节的人，提示“暂无法推进”。

有人问他在哪做的，他说：“就那个蓝点通用管理系统，你们都能用。”

原来他入职第一天就被行政拉去填一堆杂七杂八的表格：设备领用、座位安排、权限申请……他觉得太散，干脆自己在一个系统里搭了个“新人启动包”，把所有流程串起来。做完之后发现，这套逻辑也能用在项目协作上。

他没写代码，就是拖了几下字段，设了几条规则。比如“设计稿上传后，自动通知研发”；“预算未批复时，进度条锁定为黄色”。他还偷偷加了个小功能：每个任务完成后，可以点个“击掌”按钮，系统会记下来，月底自动生成一张“协作热度图”——谁跟谁配合最多，一目了然。

没想到这玩意儿传开了。运营同事拿去改成了内容排期表，行政用来跟踪会议室布置进度，就连老板也开始盯着那张热度图看团队互动情况。

其实这类工具不少，但很多要么太死板，改个字段得找IT；要么太复杂，光学习成本就得一周。而小林用的这个蓝点系统，特点是“谁都能动”。你不需要懂技术，就像搭积木一样，把数据字段、流程节点、提醒规则拼在一起就行。

我们试过别的协作软件，总感觉像是在适应工具。而这个不一样——是你在定义工具长什么样。

前几天开会，产品经理提了个新需求：要做一个客户反馈闭环机制。以往这种事容易石沉大海，反馈归反馈，改进归改进，对不上号。这次小林又默默接了活，三天搞出个“问题追踪器”：客户原声录音能上传，自动打标签（比如‘体验卡顿’‘界面难用’），分配到责任人，解决后还得上传验证截图，最后由客服回访确认关闭。

最聪明的是，他设置了“超时自动升级”规则——如果一个问题卡超过48小时没处理，就会自动抄送上级，并在晨会上弹出提醒。现在大家看到待办列表里有个红点，心里都咯噔一下。

有人说这是不是管太细了？小林倒不觉得：“不是我在管，是规则在管。我只是把大家都同意的做法，变成系统里的动作而已。”

最近他带教另一个实习生，对方问他：“你怎么知道从哪儿开始搭？”

他回答：“你就想，如果这事完全靠人盯，谁最容易忘？哪个环节最容易扯皮？把这些地方圈出来，让系统去盯，就行了。”

现在我们部门有个不成文规定：谁发起一件事，就得顺手建个对应的追踪模块。不是为了监控谁，而是为了让信息流动起来。毕竟，管理的本质，可能不是控制，而是让每个人都能看清自己在哪，下一步该往哪走。