我们公司茶水间有个不成文的传统——谁喝完了最后一包咖啡豆，就得顺手补上一包。听起来挺和谐，结果执行起来完全是另一回事。

有人说是小李上次没补，小李说他记得明明补了；行政登记的库存数和实际货架对不上；还有人偷偷从家里带咖啡来，用了也不吭声。时间一长，这事儿就成了个‘灰色地带’，谁都不想提，但每次断货的时候骂声一片。

直到上个月，技术部的小吴说了一句：‘要不咱们给咖啡豆也建个系统？’

我们都以为他在开玩笑。结果三天后，他拿出了一个叫‘蓝点通用管理系统’的东西，界面看着不花哨，但特别灵活。他说，这不是什么高大上的ERP，就是个能让人自己搭数据结构和流程的小工具。

他先建了个‘饮品消耗表’，字段很简单：品类（咖啡豆、茶包、牛奶）、数量、领取人、领取时间、是否自备、是否补货。然后在茶水间贴了张二维码，扫码就能填记录。

最开始没人当真。有人随手写‘老王拿了两包’，也没登录账号。小吴发现后加了个规则：匿名提交只能看数据，不能改；想录入或修改，得用自己的企业微信登录。

他还设了个自动提醒：当某种饮品库存低于3包时，系统会往行政群发一条消息，标题是‘【咖啡预警】速溶快没了，请补货’。第一次发出来，大家都笑了，但笑完之后，还真有人主动去买了。

后来财务部的人觉得有意思，顺手接了个报表功能，每月生成一次‘茶水间消费榜’。没想到成了办公室八卦新素材——原来平时话最少的小刘，居然是奶茶最大户。

更意外的是，销售部把这套逻辑搬过去，用来管他们客户拜访时送的小礼品。以前礼品领了就走，现在得登记用途和对象，月底还能查哪类客户收了多少份。主管说，这下总算知道市场活动的真实触达率了。

其实这套系统最妙的地方不是功能多强，而是‘谁都能改’。比如行政觉得补货登记太麻烦，就把‘是否补货’改成勾选项，还能上传小票照片；HR看到后，又加了个‘积分规则’，每主动补货一次积1分，年底可以换调休。

有次我看见实习生在系统里新建了一个‘季节性饮品投票’，下个月要不要进桂花拿铁，全靠这个表单决定。她说：‘反正字段随便加，流程也能拖拽调整，试试又不要钱。’

现在茶水间的管理已经不再是行政的单向通知了。上周五，系统弹出一条公告：‘根据本月投票结果，抹茶粉将退出饮品区，替换为冷萃液。异议请在48小时内发起流程修订。’

底下已经有三条评论：一条反对，两条支持外加一个表情包。这事儿要是放在以前，可能得开个会才能定下来。现在，一个表单就够了。

前几天老板路过茶水间，看了眼墙上的二维码，问这是什么。小吴说：‘我们在用它管咖啡，顺便练手，看能不能把报销流程也搬上去。’老板笑了笑，扫了码，顺手登记了他刚拿走的那盒蜂蜜。

其实很多管理问题，未必需要复杂的审批链条或昂贵的软件。有时候，缺的只是一个能让普通人快速试错、随时调整的工具。就像我们现在常说的：别吵了，要不你去系统里改一下规则？