我们办公室的保洁阿姨姓李，大家都叫她李姐。她负责三层楼的清洁，每周轮一次卫生间、茶水间和会议室的大扫除。以前她的排班是贴在茶水间门口的一张A4纸，字是手写的，还用透明胶带粘了又粘。谁也不知道她哪天擦哪层，直到闻到消毒水味才反应过来：哦，今天是三楼大扫除。

后来行政小刘看不过去，说要帮她做个电子表。第一次做的是Excel，发在群里，每周手动更新。结果有次她忘了改，市场部刚在会议室摆好下午茶，李姐拎着拖把就进来了，场面一度尴尬。

第二次，小刘用了某个在线协作表格，设置了颜色标记，绿色是已清洁，黄色是待清洁，红色是‘正在打扫，勿扰’。这回好了点，但问题又来了——只有小刘能改。有次李姐临时调班去修空调漏水，没法及时通知，前台小姐姐看到表格还是绿色，就让客户进了三楼茶水间，结果满地水渍，差点滑倒。

这事闹得有点大。老板没批评谁，只说：‘能不能做个谁都能改，但又不会乱改的东西？’

这时候，技术部的小吴冒了出来。他之前用过一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是啥都能管，关键是——不用写代码，自己拖拖拽拽就能建表单、设流程。

他花了两个午休时间，给保洁排班做了个新系统。首页是一张楼层平面图缩略图，点进去能看到每层的清洁状态。李姐用手机登录，完成清洁后，拍张照上传，选个状态，自动同步到所有人的内网首页。更妙的是，小吴设了个规则：只有上传照片才能标记为‘已完成’，不然系统不认。

他还加了个‘异常上报’按钮。比如马桶堵了、垃圾桶坏了，李姐一点，自动通知行政和物业，还能留记录。有次四楼洗手池连续三天报修，数据一拉，发现是某个部门总往里倒咖啡渣，最后追到责任人，还被调侃上了公司周会。

本来只是给李姐用的小工具，结果其他部门开始眼红。

绿植养护的师傅说：‘我也想要个！我每周浇127盆植物，记不清哪盆该浇了。’于是他们复制了模板，改成‘绿植巡检表’，每盆植物有个二维码，扫码打卡浇水，系统自动按季节生成计划。

IT部的打印机管理员老赵也坐不住了。他说：‘我们换硒鼓全靠记忆，经常等没粉了才发现。’他也用同一个系统做了‘耗材预警表’，每台打印机绑定使用计数，快到阈值就标黄提醒，换完上传照片，自动重置。

最意外的是，财务部拿它做了‘发票追踪板’。以前报销发票丢了，查起来像破案。现在每张发票录入时拍照、分类、打标签，谁经手过、卡在哪一环，一目了然。连实习生都知道去哪看进度。

这些功能听起来杂，但其实底层是一个东西：可自定义的数据结构 + 谁都能操作的权限设计 + 带验证的流程闭环。

我们没买一堆专业软件，也没请外包开发。所有人都是自己动手，像搭积木一样往上加模块。有人笑说：‘这系统怎么越来越像办公室的‘生活操作系统’？’

李姐现在成了‘数字达人’。她教会了物业另一位保洁用系统，还主动提需求：‘下次能不能加个语音输入？我戴着手套打字不方便。’

上周五，老板路过茶水间，看见屏幕上实时显示着‘二楼会议室清洁中（预计15分钟后完成）’，笑着说：‘现在连拖把都有KPI了。’

其实不是KPI，是可见性。当一件小事能被看见、被记录、被协作，它就不再是小事。管理也不再是上传下达的命令，而是一种共享的节奏。