技术部的老陈有个习惯：每次系统出问题，他都会在本地Excel里记一笔。不是为了汇报，纯粹是怕自己忘了——上次数据库慢是因为备份任务撞上了报表生成，再上一次是某个实习生误删了缓存目录。时间一长，这本‘故障日记’竟攒了三百多条记录，密密麻麻全是时间、现象、原因和临时对策。

有天行政小李来找他：“我们打印机最近三天连不上网络，你能不能看看是不是和之前那几次一样？”老陈翻了翻日记，两分钟后回她：“查了，和上周三财务部扫描仪掉线是同一个交换机端口，估计是接触不良。”

小李惊讶：“你还能记得这种事？”

“不是记得，是搜到的。”老陈晃了晃屏幕，“我按设备、位置、错误代码都打了标签，还能关联处理人。”

这事传开后，陆续有人来问能不能也用这个表。运维组想加个“影响范围”字段，客服组希望看到“是否已通知用户”，就连保洁阿姨都问：“那我报灯坏了能不能也写进去？”

问题是，Excel撑不住了。权限没法分，改着改着就乱了版本，有人删了关键列，有人把公式覆盖了。最严重的一次，销售总监导出数据做复盘，结果拿到的是三天前的旧表，客户投诉趋势全对不上。

真正让老陈下决心换工具的，是一次半夜的告警。数据库主从延迟飙升，他打开日记想查历史案例，却发现最新一条还是两周前——因为没人愿意再维护那个越来越难用的文件了。

他开始找替代方案。试过几个ITSM工具，流程太重，光建一个“报修单”就要配七八个模块；也试过低代码平台，但同事嫌操作复杂，说“为填个表还得学软件？”

直到有人推荐了蓝点通用管理系统。

这东西有点特别：不预设业务场景，而是让你自己画表单、拉流程、设提醒。老陈花了一个午休时间，把原来的Excel结构搬了过去——设备名称、故障类型、发生时间、处理状态，原样复制。然后他加了几样新东西：自动编号规则、上传照片附件、超时未处理标红提醒。

最让他满意的是“联动字段”。比如选了“网络类”故障，下拉菜单自动出现“路由器”“交换机”“无线AP”选项；填完解决措施后，系统会问“是否形成知识库条目”，点了“是”就自动生成一篇内部文档。

他还悄悄做了个“故障热力图”——按办公区统计每月报修密度。本来只是想给物业参考，结果被HR看见，说：“难怪东区员工满意度低，灯坏了八次都没人管彻底。”

现在这系统早不只是技术部在用。市场部拿它管活动物料损耗，每批宣传册印刷后扫码登记，报废时勾选原因（破损/过期/设计更新），年底一汇总，发现三分之二的浪费来自临时改版，直接推动了立项审批流程优化。

财务更绝。他们把“发票异常记录”搬进来，供应商名字一输，自动提示“该单位去年有5次发票信息不符”，会计审核时顺手点个标记，下次系统就提前弹窗警告。

最有意思的是，谁都能改。行政小李给会议室预约加了个“设备检查”环节：会议结束两小时内，保洁人员要扫码确认投影仪是否关闭、白板是否清理。一开始大家嫌麻烦，后来发现没关设备的次数从每周17次降到2次，连CEO开会都夸环境整洁了。

系统里还有个没人明说但心照不宣的现象：很多流程改进，其实是从“懒得填错字段”开始的。比如采购申请原来要填五级分类，现在变成三级下拉+关键词联想，提交速度快三倍。不是制度变了，是表单学会了适应人。

前几天老陈路过茶水间，听见两个实习生聊天。一个说：“你说咱们离职前得交多少张表？”另一个笑：“不多，就一张——蓝点里的交接清单，自动生成的，连账号权限回收都有checklist。”

他站在门口没进去。想起三年前那个深夜，自己一边重启服务器一边手写故障记录的样子。现在那些字还在，只是不再藏在某个角落的Excel里，而是长成了公司运转的一部分。