上个月，行政部的李姐发现一件怪事：办公室的墨盒消耗速度比预算快了将近一倍。更奇怪的是，每次补货后没几天，就又见底了。财务调了采购记录，数量没错；供应商也确认发货足量。问题出在哪？

起初大家以为是某个部门偷偷加印材料，或者有人带回家用。可查了门禁和监控，也没发现异常。直到IT小刘在整理打印机日志时，顺手导出了一份三个月内的打印记录——密密麻麻的文档名里，藏着线索。

有大量‘临时文件’、‘未命名文档’是从市场部某台电脑打出来的，时间集中在下午茶前后。一问才知道，原来是新来的实习生小林，在做PPT时习惯频繁打印预览，每改一行字就打一张看看效果。他说：‘反正纸也不贵，图个直观。’

这件事之后，行政开始琢磨：能不能让每台打印机‘说话’？不只是记录谁打了什么，还能自动提醒用量、预警异常、甚至关联部门预算？

我们试过几款打印管理软件，有的只能统计页数，不能分类；有的要绑定域控，我们这种扁平化小公司用不上；还有的界面复杂得像十年前的ERP系统，没人愿意碰。直到有人提了一句：‘要不试试那个谁都能改的蓝点系统？’

其实蓝点我们早装了，一开始是用来管会议室预订的。后来销售拿它做了客户跟进表，人事用来排值班，都是自己搭的模块。这次，技术部的小王干脆在上面新建了个‘打印资源追踪’应用。

他用了不到半天，搭出了几个关键功能：

• 每次打印自动抓取用户名、设备、页数、黑白/彩色
• 按部门汇总月度用量，超预算80%就标黄预警
• 支持上传打印事由，比如‘合同终稿’‘内部传阅’
• 能生成可视化报表，直接嵌入周会PPT

最妙的是，这个系统允许非技术人员修改字段和流程。比如财务后来要求加上‘成本分摊’字段，小王在手机上点了几下就完成了，不用等开发排期。

上线两周后，神奇的事发生了：市场部的打印量下降了67%。问他们怎么做到的，回答是：‘现在每打一张都得写用途，谁好意思写‘测试颜色’啊？’

还有一次，系统突然报警：某台打印机单日输出超过500页。排查发现是研发部一台电脑中了木马，正在后台疯狂生成PDF。因为发现得早，没造成数据外泄。

这事儿之后，老板专门在会上说：‘原来省墨盒还能防攻击。’

其实我们也没想靠这个系统解决多大的问题。但它的好处就在于，你发现问题后，不用写申请、走流程、等排期，而是当天就能动手改。就像给打印机配了个随叫随到的‘记账员’，而且这‘记账员’还能听懂人话，随时调整记账方式。

现在连保洁阿姨都知道，打印机旁边贴着的那张‘请节约用纸’的便签，早就被扫码二维码取代了。扫一下，能看到本楼层本月剩余打印额度。她说：‘以前不知道这些事归谁管，现在一看就知道。’

前几天小王离职，交接时别人问他这个打印系统怎么维护。他说：‘不需要维护。谁觉得不对，自己改就行。’