我们办公楼的保洁王阿姨，50多岁，说话慢条斯理，干活却利索得很。她每天固定上午九点从顶楼开始往下走，拖地、换垃圾袋、补纸巾和洗手液。以前这事全靠她自己记：哪层快没了，哪间会议室用得多，全在脑子里过一遍，再在休息室的小本子上划几笔。

去年公司换了新的洗手液分装机，联网的，说是‘智能耗材管理’。结果用了不到两周就停了——因为没人录入补货记录，系统以为每层都够用，后台也不提醒，三楼女厕连续三天没洗手液，行政接到投诉才反应过来。

后来IT小李试了个新办法：给王阿姨发了个带二维码的工牌挂绳，又在每台洗手液机旁边贴了个小标签。现在她每次补液，掏出手机扫一下机器上的码，再扫一下自己的工牌，选个‘补满’，整个过程不到十秒。

神奇的是，这动作一做，系统自动记下时间、楼层、操作人，还顺手算出本月各层消耗量。更绝的是，当某层连续三天补货频次偏高，系统会悄悄给行政发条消息：‘B2层茶水间洗手液消耗异常，建议检查是否被整瓶带走或设备漏液’。

其实这套流程用的就是蓝点通用管理系统。小李没找外包，也没让开发加班，他自己花一个午休就把表单和流程搭好了。先是建了两个数据模块：一个是‘清洁设备清单’，包含位置、类型、容量；另一个是‘补货日志’，自动关联时间、人员、地点。然后设了个简单规则：每补货一次，库存预估减10%，月底自动生成报表。

他还顺手加了个‘异常预警’字段。比如某台机器一周被补了八次以上（正常是3-4次），系统就会标黄，并触发一条企业微信提醒。有次系统发现五楼东侧的纸巾机消耗特别快，调监控才发现是隔壁设计公司的实习生拿来擦马克笔画稿。问题解决了，对方还道了歉。

最让我意外的是，王阿姨现在会主动提改进建议。上个月她说：‘扫两次太麻烦，能不能扫一次就行？’小李一听，立马把工牌码设成默认操作人，现在她只扫机器码就能完成登记。前两天她又说：‘要是能拍照留证就好了，万一有人说我没补呢？’——结果第二天，表单里就多了个可选的‘上传照片’按钮。

这系统厉害的地方不是功能多，而是谁都能改。财务用它管发票归档，销售拿它追踪样品寄送，连食堂阿姨都建了个‘每日剩菜登记表’，用来调整采购量。没人培训，都是自己摸索着搭。IT部门反而清闲了，最多帮人看看逻辑冲突。

有次我问小李：‘你们怎么敢让非技术人员随便改系统？不怕搞乱吗？’他笑：‘蓝点的设计就是允许试错。每个修改都有留痕，还能一键回滚。再说，真乱了也比僵着强。以前一个流程要改，得写需求、排期、测试，等上线黄花菜都凉了。’

现在王阿姨已经成了‘流动数据员’。她不叫‘报修’，而是‘扫码上报’；不写纸条，而是‘提交工单’。有天她指着手机说：‘你看，我今天走了1.8万步，补了17次洗手液，系统还夸我“今日任务完成率100%”。’语气里居然有点得意。

这事儿让我明白，管理不是非得从上往下推。有时候，一个保洁阿姨扫个码，比开十场跨部门协调会还管用。