行政小周上个月干了件小事：她在公司所有会议室门口贴了个二维码，扫了之后可以直接看到这个房间未来三天有没有被占用。起初没人当回事，直到财务部的小李某天中午想找个空房间吃外卖，扫了一下，结果发现最大的那间‘战略会议室’从早上九点就被预订到晚上六点——可里面一个人影都没有。

她顺手点进去看详情，预订人是市场部的阿Ken，备注写的是‘重要客户洽谈’。但小李在茶水间碰见阿Ken时随口一提，对方一脸懵：‘啊？我根本没去开过会，就是随手占了个位置放包。’

这事传开后，大家才发现，原来‘占位式预订’早就成了潜规则。有人怕别人抢会议室，提前一周就把所有时段全锁死；有人图安静，在系统里编个会议名，实则用来午睡或赶PPT；最离谱的是技术部老吴，他干脆把‘测试会议室B’设成每日固定预订，理由是‘防止别人进来动我的测试机’。

老板知道后没发火，反而让小周查了三个月的会议室使用数据。结果更惊人：全公司六个会议室，平均实际使用率不到40%。有些时段甚至出现‘预订爆满，现场空荡’的诡异场面。更麻烦的是，真正要开会的人只能临时蹲守，或者挤在工位上开语音，效率低还容易泄密。

小周本来想推个现成的会议室管理系统，试了几个才发现问题：要么太死板，必须按固定模板填审批流程；要么太复杂，光是设置权限就要找IT帮忙。而且各部门需求五花八门——市场部要关联客户信息，行政要对接保洁排班，技术部还想加个设备借用登记。

后来她听朋友提了一句：‘你们能不能自己搭个系统？就像搭乐高那样，想要啥功能就拼上去。’她试着下载了一个叫蓝点通用管理系统的工具，第一天就建了个会议室模块，把预订人、时间、事由、参会人数都列进去。第二天加了自动提醒，快到时间前十分钟给预订人发消息，超时15分钟未签到就自动释放资源。第三天又接上了门禁系统，扫码进门才算真正‘启用’，否则就算占着也不算数。

最让她得意的是自定义字段。她在每个会议室档案里加了‘常用设备’和‘清洁状态’两项。保洁阿姨每天打扫完，打开手机勾一下‘已清理’，下个预订人就能看到。谁借走了投影仪，也得在系统里登记归还时间。有一次技术部的小张忘了还麦克风，系统自动给他发了三条催还通知，最后一条直接抄送了主管，他才红着脸送回去。

用了两个月，会议室的周转率翻了一倍。更意外的是，大家开始认真写会议事由了。因为系统支持关联文档，很多人直接把会议议程或资料上传，后来连周会材料都省了打印。行政部还导出过一次数据，发现‘跨部门协作会议’比之前多了三成——以前约不到房间，很多沟通干脆就在微信上潦草带过，现在有了确定空间，反而愿意正式坐下来谈了。

有天小周路过战略会议室，听见里面有人说：‘这系统真怪，不写清楚事由还真订不到。’另一个人笑：‘你还没发现吗？现在连请假都要填用途，报销要关联合同号，连领两盒打印纸都得登记去向。咱们这是被“管”习惯了？’

她站在门外没进去，心里却在想：其实哪有什么神秘管理术，不过是让每件事都有迹可循，每个人都知道自己的行为会被看见。系统本身不会强制谁做什么，但它让‘假装’变得太麻烦，久而久之，大家就懒得装了。