上个月新来了个设计部的实习生，小姑娘叫林溪，说话轻声细语，但做事特别较真。入职第二天就碰上了部门团建，结果她没去成——因为请假条卡在审批流里三天都没走完。

不是没人批，而是‘不知道该谁批’。设计部主管说他只管项目进度，请假得找行政；行政说排班系统里没她的信息，得先录入；HR又说实习协议还没归档，权限开不了……

后来我们才知道，她在一张A4纸上画了张‘请假审批逃生路线图’，用不同颜色的箭头标出每一步可能卡住的地方，还贴心地加了‘避坑提示’：比如‘周二下午三点后别提交，财务在批量处理报销，系统卡’、‘如果王主管开会，请优先@行政小刘，他会代转’。

这张图被悄悄贴在茶水间的白板上，没几天就被拍下来传到了公司群。更没想到的是，行政主管老陈看了之后，没生气，反而召集我们开了个短会：‘咱们是不是把简单事搞复杂了？’

我们开始复盘整个非正式流程。实习生、兼职、外聘讲师这类‘边缘身份’员工，在考勤、审批、权限分配上总是被现有系统‘默认排除’。而我们依赖的那套老牌OA，字段固定、流程僵化，改一个节点要提工单、等排期，最快也得两周。

有人提议买新系统，预算一报上来吓一跳。后来技术部的小吴说：‘其实不用换，我们缺的不是功能，是灵活配置的能力。’他演示了一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是之前在上家公司用过的，谁都能自己搭表单、设流程。

我们抱着试试看的心态接入了实习生管理模块。第一天，行政小刘就自己拖拽出了一个‘临时人员入职向导’，把合同、证件、系统权限、门禁卡领取全串成一条线，还能自动提醒责任人。第二天，HR把实习生的请假类型单独列出来，绕过正式员工的多级审批，直接由导师+行政双确认。

最妙的是那个‘动态角色’功能。比如审批人出差了，可以预设‘代理规则’，按时间段自动转交，不用再手动更改流程。林溪后来笑着说：‘我现在请假，系统自己就知道找谁，比我自己还清楚。’

这事儿之后，我们开始用这个系统处理更多‘非标场景’。市场部做临时展台搭建，自建了物料申请和现场验收流程；IT给机房巡检做了带照片上传的打卡模板；就连食堂加菜申请，都变成了可追踪的微流程。

有次老板路过茶水间，看见白板上还贴着那张手绘路线图，问了一句：‘这不早解决了吗？怎么还留着？’

老陈回：‘留着提醒我们，别让系统变成新的迷宫。’