行政小张最近有点崩溃。上周三下午三点，市场部和产品部同时预订了B会议室，两边都带着投影仪和咖啡来了，差点在门口吵起来。这已经不是第一次了。我们公司用的是某知名OA系统的会议预订模块，表面上看挺正规，点进去能选时间、填人数、勾设备，还能发邮件通知——但问题就出在这个‘看起来挺好’上。

比如，有人订完会就不来，占着时间段，手机一关，谁也找不到人。系统里显示‘已预订’，实际上空无一人，其他急着开会的同事只能干等。更离谱的是，有人开完会也不释放，桌上的水杯还没凉，系统里已经变成‘空闲’了，保洁进不去，下一场又没法进，走廊上一群人站着刷手机。

小张试过加微信群接龙，结果信息散落在七八个群里；试过Excel共享表，但总有人忘记更新；还打印过纸质签到表贴在门口，结果第一天就被保洁大姐当废纸收走了。

直到有天，她拉着IT老刘说：‘我不想管他们是不是来了、走了，我只想一眼看出这个会议室现在到底能不能用。’

老刘没直接改系统，而是用了公司最近开放试用的蓝点通用管理系统。他没动代码，也没申请权限，就在里面新建了个‘会议室动态看板’。除了基础的预订信息，他加了几个自定义状态：‘待确认’‘已到场’‘临时延长’‘无人到场超15分钟’‘清洁中’。每个状态配不同颜色，红黄绿灰，一眼就能扫出来。

关键的是，这些状态不是管理员才能改，而是由预订人自己通过企业微信快捷按钮更新。比如，进门前点一下‘已到场’，系统自动记录实际开始时间；要是临时加人，可以拖动调整时长，超时10分钟会弹提醒。如果没人按时到场，15分钟后状态自动跳成‘可抢占’，其他部门就能申请接管。

最妙的是那个‘临时延长’标签。以前总有团队说‘再聊十分钟’，结果一延就是一个小时。现在点了这个状态，系统会自动向下一个预订方发消息：‘B会议室预计延迟至16:40，请确认是否接受顺延或更换场地。’对方点‘接受’或‘换地’，结果实时同步，再也不用行政到处打电话协调。

用了两周，小张发现冲突少了，更意外的是，大家开始自觉维护状态。销售总监老周一开始嫌麻烦，后来发现他常抢到临时释放的会议室，干脆主动教团队准时更新状态。还有人开玩笑说：‘现在不开会都觉得对不起这个绿色状态灯。’

其实这套看板总共只花了老刘三个下午。蓝点系统的好处是，不用等开发排期，字段、流程、权限都能自己拉拽配置。行政部后来还复制这个模板，做了一个‘工位流动登记表’，给经常来公司的外包人员用，状态包括‘今日到岗’‘远程办公’‘座位保留中’，连保洁都知道哪张桌子不能收垃圾。

上周五，小张在茶水间听到两个实习生聊天。一个说：‘你们组怎么总能找到空会议室？’另一个笑：‘因为我们看颜色啊，绿色才能进，红色绕路，黄色快跑——跟闯红绿灯似的。’

她没说话，低头喝了口咖啡，心想：原来管理不是非得立规矩、发通知，有时候，只是把‘现在到底怎么样’这件事，真的让人看得见。