我们公司有间小会议室，靠窗那面墙是整块白板。最开始是市场部画活动流程图用的，后来不知道谁先起的头，有人在角落写了‘投影仪借走了——技术部老周’，底下还画了个箭头指向隔壁工位。

这字一写就是半年。每次要用投影仪的人，都得先溜达过去看一眼白板。有时候字被擦了一半，只剩个‘借走——’，人还得挨个问。行政小林试过贴打印纸，结果第三天就被咖啡杯蹭花了边角。

真正出问题是上个月。客户临时来访，要演示PPT，结果发现投影仪在财务那边连着做年报汇报，而白板上写着‘已归还’——原来前一天晚上保洁阿姨顺手擦掉了整片区域。

那天之后，小林没再印新表格，也没开全员通知会。她悄悄在电脑上鼓捣了几天，然后发了个链接到群里，标题就叫‘投影仪在哪？点这儿’。

点进去是个简单的页面：顶部是当前状态——‘使用中（借用人：财务-张莉，预计归还：今天16:00）’，下面有个下拉菜单，可以选要借什么设备：投影仪、移动硬盘、便携音箱、直播灯套装……再填个借用时间、用途，点提交就行。

最妙的是，她把那个白板拍了张照，裁出原本写字的那块区域，设成了页面背景图。大家第一眼看着不陌生，甚至还有人笑说‘老周的字迹还在呢’。

系统上线第三天，销售部小吴发现他借的麦克风被自动提醒续期了。原来系统检测到他上周五借的，项目还没结束，就在周四下午弹了个消息：‘您借用的领夹麦已超期2天，是否需延长使用？’他顺手点了‘续用一周’，审批直接跳给主管，两分钟搞定。

这事儿传开后，陆续有人来找小林：能不能加个‘设备故障上报’按钮？能不能让借用记录自动生成台账？打印机碳粉快没了能不能也这么管？

她没重新开发，只是在后台点了几下，新增了字段和流程。比如报修按钮点开，必须上传照片，选择紧急程度，系统自动按类型分派给IT或行政对接人。而打印机那边，她设了个‘耗材预警’规则：每次扫码登记换碳粉，下次提醒就自动定在65天后——这是他们统计过的平均消耗周期。

后来才知道，小林用的是一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。不是那种买来就得锁定功能模块的软件，而是谁都能在上面搭自己需要的小系统。她没学过编程，所有设置都是拖拽完成的：哪个字段显示在哪里，什么条件下触发提醒，审批流怎么走，全凭一张逻辑草图就能实现。

现在那块白板真正的用途变了。上面还留着最初的涂鸦，但多了一行打印贴纸：‘实时状态请查系统，此处仅为情怀保留区’。偶尔新人指着那行字问起来，老员工就会笑着讲一遍投影仪失踪案，末了补一句：‘打那以后，连茶水间的咖啡豆存量都有人盯着了。’

前几天路过，看见行政新来的小姑娘在白板上画了个二维码，下面写着‘扫码登设备问题，修好自动通知你’。边上不知谁补了句批注：‘建议加个“修不好”的选项，上次音响坏了三天，系统一直显示“处理中”’。

其实系统早就支持这种状态了，只是没人去改。小林说，这类事最有意思的地方就在于，不是系统有多聪明，而是当工具足够灵活时，每个人都会开始思考：这件事能不能变得不用再提醒别人？”