老李在采购部干了十几年，最怕两种单子：一种是写着‘老板盯着’的，另一种是没写但其实也急的。以前处理这些，全靠经验、眼力和一点玄学——比如看是谁打印的，用什么颜色的便签纸贴的，甚至谁在背后小声嘀咕过。

去年年中，公司换了新系统，说是‘人人能自定义’，老李一开始不信。他见过太多花里胡哨的管理软件，最后不是没人用，就是变成了另一个Excel中转站。可这次有点不一样。

那天他正为一张漏掉交期的采购单头疼，行政小王跑来问他：‘你那个“加急”是不是可以做成个红黄绿灯？’

老李一愣：‘啥灯？’

小王掏出手机，点开一个叫‘蓝点通用管理系统’的页面，说：‘你看，我给报销单设了个状态栏，超过三天没审批的自动变黄，五天变红，还能推消息到钉钉。你这边能不能也搞个“紧急等级”字段？’

老李将信将疑地试了试。他在系统里新建了一个‘优先级’下拉框，选项是‘常规’‘加急’‘特急’，然后又加了个‘期望到货时间’日期字段。最关键的一步，是设置了两条规则：

• 如果是‘加急’，且距离期望到货时间只剩3天，状态栏自动标黄；
• 如果是‘特急’，且已过期未到货，整条记录跳红，并触发提醒给采购员和仓库主管。

没想到，这功能上线第二周就救了场。

市场部临时要办一场客户体验会，临时追加一批样品，走的是纸质加急单，没走OA流程。按以往，这种‘人情单’最容易丢。但这次，负责对接的采购员小陈刚录完单子，第二天早上就收到一条钉钉消息：‘您有1条“特急”采购单已进入48小时倒计时，请确认供应商发货状态。’

小陈赶紧联系物流，发现供应商还没排产，立刻打电话催，最终赶在活动前两天把货送到。事后市场总监专门来道谢，说差点砸了客户关系。

这事之后，老李开始上瘾似的折腾这个系统。他发现不只是颜色和提醒，还能玩出更多花样。

比如，他给每类物料设了‘最长采购周期’参考值，录入时系统自动比对‘期望到货时间’是否合理。有一次销售部要得特别急，系统直接弹窗提示：‘该型号电机平均采购周期为12天，当前申请仅预留5天，建议提前沟通或更换替代型号。’销售那边一看，主动改了方案。

还有一次，财务对账发现一笔重复付款。查了半天，原来是两个部门分别下了同一款螺丝的采购单，供应商用了不同货号。老李灵机一动，在系统里加了个‘替代料号’关联字段，并设置去重提醒：当相同物料、相近规格的订单在7天内重复出现时，自动提示‘疑似重复采购’。

这功能上线一个月，就拦住了三笔重复下单，省了将近两万。

最让他得意的是‘供应商响应速度排行榜’。他把每次询价到报价的时间抓出来，按月统计，做成内部共享报表。原本有些供应商拖个三四天回邮件觉得正常，现在看到自己排在倒数，反而主动提速。有家长期合作的厂商还专门打电话来问：‘你们是不是在考核我们？最近我们排名怎么掉了？’

其实系统根本没对外公开这个榜，但采购员心里有数，谈合同时腰杆都硬了点。

现在，老李的电脑桌面上已经没有那些密密麻麻的Excel表了。取而代之的是几个自定义视图：‘本周待跟进入库’‘近三天即将逾期’‘高风险供应商清单’。他说，以前是人在追数据，现在是数据在推人。

前几天新人培训，有人问他：‘这系统是不是你们定制开发的？花了多少钱？’

老李笑了：‘没花一分钱开发费，所有功能都是自己搭的。就像搭乐高，你要什么形状，就拼什么形状。’

他顿了顿，补充一句：‘关键是，别想着让所有人一开始就用起来。先解决自己最痛的那个点，灯亮了，别人自然会往光里走。’