行政小张最近有点魔怔。

以前他只管买灯泡、换灯泡，现在倒好，每换一个，都要在电脑上记一笔：几月几号，哪个楼层，哪间办公室，什么品牌，瓦数多少，用了多久坏的。最离谱的是，他还给每个灯座编了号，说以后谁报修，得先报编号，不然不接单。

我们一开始都笑他，说这是要把行政部变成灯泡博物馆？可上周IT老李去顶楼机房查线路，顺口问了一句：‘三楼东侧走廊那排LED是不是一批货？怎么才半年就闪个不停？’

小张翻了翻他的‘灯泡日记’，两分钟就回了：‘不是一批。靠窗那三个是去年11月换的A牌20W，中间四个是今年3月补的B牌18W，电压不匹配，B牌那个批次我早标了‘慎用’。’

老李回去一测，果然是驱动电源压差问题。他顺手把数据导出来做了个趋势图，发现B牌的故障率比平均高出47%。采购那边一看，立刻暂停了这家的续约——就这么着，一场潜在的大面积更换被拦在了发生前。

大家这才反应过来，小张那套‘灯泡寿命追踪表’，根本不是闲得慌，而是踩中了一个管理盲区：我们总盯着大资产做维护计划，却从没想过，那些单价低、数量多、更换频繁的消耗品，累积起来才是隐形成本黑洞。

而且这类东西，往往谁都不想管。财务说它不够入固定资产门槛，行政觉得换就是了，采购比价时也只看单价。结果呢？同样的问题反复出现，不同部门各自为战，修完忘了记，记了也没人看。

小张的办法其实很简单。他没要预算，也没让公司买新系统，就在一个能自定义字段的管理系统里建了张表。除了基础信息，他还加了几列：‘更换原因’（选填：烧断、闪烁、不亮）、‘安装人’、‘是否回收旧件’，最关键的，是设了个‘预警天数’——比如某种灯泡平均寿命是8000小时，系统就会在到点前两周自动提醒巡检。

更妙的是，他把这张表和维修工单打通了。保洁大姐扫地时发现哪个灯不亮，手机上一点报修，自动关联位置和灯号，换完灯，执行人随手填上新灯型号和启用时间，数据就齐了。没人多干活，但信息流闭环了。

后来市场部做节能方案，调出这堆数据一算，光是统一照明规格、避开问题批次，一年就能省下近两万电费和维护费。领导开会表扬时，小张挠头说：‘我就是不想每次换灯都像拆盲盒……谁知道下一个啥时候坏。’

这事之后，财务开始琢磨打印耗材的使用周期，工程部也拉出了空调滤网清洗记录。原来很多‘习以为常的小麻烦’，一旦开始记录，就不再是随机事件，而成了可预测、可优化的流程节点。

有人问小张用的啥系统，他发了个链接，说：‘就是个能随便搭表格的工具，字段、规则、提醒都能自己定。我们试过用Excel，但一涉及多人更新就乱，审批流也串不起来。这个不一样，像搭积木，需要啥功能就往上加。’

听说销售部最近也在上面搞了个‘客户样品寄送追踪表’，连包装材料类型和物流异常都记，为的是分析破损率。还有同事拿它管会议室绿植浇水周期，设置每月自动轮换责任人。

一个灯泡，照出了一堆被忽略的细节。管理未必都从战略出发，有时候，它只是一个人决定认真对待一件小事，并且找到了不让它被忘记的方法。