行政部门口那台惠普M609，总是卡纸。每次修完不到一周又坏，维修记录贴了一圈，像围了个纸项链。最开始大家觉得是机器老了，直到小林在旁边贴了张便签：‘换粉时间：4月3日，加了国产碳粉；4月12日，卡纸两次，第二次带黑条’。

小林不是IT，也不是采购，就是个负责办公用品登记的行政助理。她发现每次报修都说‘可能缺粉’，但没人知道到底用了多少页、剩多少粉。厂家说按两万页一换，可实际打PDF和打纯文本差别太大。有人打印会议材料一次五十页彩打，也有人每天只打三五张黑白通知——统一标准根本不管用。

她开始记。最开始只是随手写在A4纸上，谁换粉、谁报修、打了多少页、有没有异常。后来她嫌翻打印机面板太麻烦，干脆让每个人打印前手动填个共享表格。结果三天就没人填了。

她没放弃，转头去翻OA里的打印日志。数据倒是全，IP地址、页数、黑白彩色都有，可导出来是加密格式，Excel打不开。技术部说接口不开放，没法对接第三方工具。她试了截图OCR识别，累得眼睛疼，准确率还低。

有天她看见隔壁项目组在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具做任务追踪，界面看着像Excel，但能自定义字段和触发规则。她试着注册了个免费账号，把过去两个月的手动记录输进去，设了几个条件：当‘累计打印页数’接近18000时标黄，超过19000标红；当‘彩色打印占比’连续三天超30%，自动提醒检查显影组件。

更关键的是，她把OA导出的日志文件每周手动导入一次，虽然麻烦，但至少不用再靠人填报。系统自动累加各科室打印量，还能按部门生成月度报表。财务部看到市场部上月打了四万多页PPT，当场要求他们提交耗材使用说明。

两个月后，IT突然收到报警：M609的黑白打印页数已达19200，建议近期更换碳粉。他们半信半疑拆开检查，发现余粉只剩一格。更巧的是，那周市场部接了新项目，正准备大批量出方案。提前换粉避免了一次潜在的停工。

这事传开后，其他部门也开始盯打印成本。研发部发现测试文档打印太多，干脆建了内部预览通道；人事部把入职材料电子化，单月减少三千多页输出。行政不再被动等报修，而是每月初根据系统预测排检修计划。

后来小林把这套模板分享到公司群，标题就叫‘打印机生存指南’。有人笑说这都能成模型，可没过多久，保洁车上的清洁剂消耗、前台快递袋的领取频次，也都被做成类似看板。一个原本只为省点碳粉的记录表，慢慢演变成资源流动的微型监测网。

最意外的是，财务在季度审计时发现办公耗材总支出同比下降37%。他们追问原因，行政拿不出流程文件，只能指着那个蓝色图标的小系统说：‘我们就是让每个消耗动作都留下痕迹，然后让它自己说话。’

现在那台M609还在用，纸条早撕了，但屏幕上总挂着个小悬浮窗，显示‘距下次维护预计剩余：1,243页’。谁路过都会瞄一眼，就像看天气预报。