公司三楼那间靠窗的会议室，最近成了实习生小周的“战场”。

事情是从上周一开始的。那天他提前半小时去预约会议，推开门却发现投影仪还连着上一场技术部的PPT，白板上画满了流程图，桌上散落着半杯冷掉的咖啡。他正犹豫要不要自己收拾，行政在群里@他：‘小周，你约的时间是10:30，但系统显示会议室已被占用到10:45，建议延后或换地。’

可问题是——他们根本没在用那个系统。

我们公司用的是老牌OA，会议室预约藏在第三级菜单里，还要选择‘场地类型’、填写‘预计参与人数’、勾选‘是否需要茶歇’。技术部嫌麻烦，干脆回归原始社会：打印一张A4纸贴门上，手写‘占用时段+联系人’。结果你写一行，我贴一张，不到三天，门上贴满了五颜六色的便签，像极了某种抽象艺术展。

小周第一次见这阵仗，直接看懵了。他按最早一张黄贴纸的时间进去，结果撞见法务在谈合同；按最晚一张蓝纸条走，又发现市场部正在录直播。有次他抱着笔记本等了二十分钟，最后发现那张‘9:00-11:00’的粉红便签，已经被一张新的‘紧急复盘’盖住了一半，而没人通知他。

‘这哪是预约，这是猜谜游戏。’他在茶水间吐槽。

转机出现在周五下午。部门老大老吴路过会议室，看着满门贴纸叹了口气，顺手拍了张照发到内部群：‘谁能搞定这个？搞定了请喝奶茶。’

小周咬牙接了任务。他本来想做个Excel共享表，但马上意识到问题——谁会主动去看一个不断滚动的表格？何况手机上看还容易误删。他又试了几个在线协作文档，要么加载慢，要么权限设置复杂，同事反馈‘比原来的还难用’。

就在他快放弃时，隔壁设计部的阿May提了一句：‘我们组现在用蓝点那个系统，自己拉了个会议室看板，拖一拖就更新状态，连保洁阿姨都会用。’

小周半信半疑地注册了账号。第一眼觉得界面有点朴素，但点进‘新建应用’那一秒，他愣住了——居然能从零搭一个管理模块？他试着拖了个‘会议室名称’字段，加了‘开始时间’‘结束时间’‘负责人’‘用途’，再配个颜色标签区分会议类型。最让他惊喜的是，可以设置‘状态流转’：比如‘已预约→进行中→已结束→待清洁’，每个状态还能绑定自动提醒。

他悄悄建了个测试看板，把三楼会议室拖进去，设好规则：会议结束前15分钟，自动给负责人发消息‘请整理现场’；超时5分钟未释放，看板上的卡片自动变红，并通知行政介入。他还加了个小功能：每次预约时，必须上传一份简要议程——不是为了审批，而是让后续使用者知道这间屋子里曾经发生过什么。

周一早上，他把链接甩进群。起初没人理，直到上午十点，技术部小李发现自己的手写贴纸被人‘覆盖’了——他的‘临时碰头会’在系统里显示已结束，卡片自动归档，会议室状态变成‘待清洁’。他点开一看，发现自己忘了改结束时间。尴尬之余，顺手点了‘重新预约’，这次用了小周的看板。

接下来三天，奇迹发生了。贴纸一张张消失，取而代之的是大家手机上弹出的提醒。保洁王姨一开始抗拒，说‘我又不会弄这些电子玩意儿’，结果小周给她设了个‘清洁打卡’按钮，点一下就能标记完成，还能看到下一场会议时间，提前规划路线。她乐坏了：‘这不比扒门缝瞅贴纸强？’

最意外的是，这个看板慢慢长出了新功能。市场部在‘用途’里加了‘是否需录制’，自动关联摄像设备准备；HR开始用它追踪‘面试专用时段’，避免候选人撞见技术讨论；就连老板有次路过，看到看板上连续三天‘战略会议’都被标记为‘延期’，当场把项目负责人叫去谈话。

小周没拿到奶茶，但收到了老吴一句：‘这东西，能不能推广到其他部门？’

他笑了笑，其实在后台，他已经偷偷复制了三个模板：仓库设备使用登记、培训教室轮值表、甚至行政物资申领台。每个都是从一张混乱的纸开始的，而终结它们的，从来不是一个更复杂的系统，而是一个可以随需而变的空盒子。

有时候管理的起点，就是有人终于愿意不再贴纸了。