行政小李的‘会议室涂改液’不见了

我们公司有三层楼，23个部门，但只有5间会议室。每天早上九点半一到，行政部的小李就像上了发条。

她的Excel表格叫‘会议室调度本（最终版-别删-实际最终）.xlsx’，颜色标注五花八门：绿色是已确认，黄色是待定，红色是冲突，紫色是领导专用——但上周副总用了紫色会议室开全员会，结果市场部总监也点了进去，两人在门口差点撞上。

最离谱的是，有人临时改时间，打个电话给小李，她就得手动涂改电子表，再重新发一遍。打印出来的纸贴在茶水间墙上，被同事戏称为‘会议室涂改液’——因为上面全是便利贴和手写备注。

直到那天，技术部的小王说：‘你这不就是缺个状态字段吗？’

小李一头雾水。什么叫状态字段？

小王解释：比如每个会议申请，除了时间、人数、设备需求，还可以加一个‘审批状态’，比如‘待提交’‘已批准’‘已取消’‘已完成’。这个状态能自动触发提醒，也能限制别人重复预约。而且，谁改了，系统留痕，不用打电话追责。

小李觉得有点道理，但她不想再学复杂的OA系统了。以前试过两个，光是设置会议室资源就要填七八张表单，还得IT配合。她只是想让人别抢会议室，不是要搞信息化革命。

小王推荐她试试蓝点通用管理系统。说是‘通用’，其实就是‘自己搭’。小李第一天用，就建了个‘会议室预约’模块。她把原来的Excel列一条条搬进去：申请人、部门、开始时间、结束时间、参会人数、投影/白板需求……然后，她加了个下拉菜单：状态（待审批 / 已通过 / 已拒绝 / 已取消）。

最让她惊喜的是，她设了个规则：当状态变成‘已通过’，系统自动发邮件通知申请人和行政助理；如果没人审批超过24小时，自动标黄并提醒上级。还设了个‘冲突检测’：同一时段同一个会议室，不能有两个‘已通过’的申请。

她没跟任何人说，默默上线了三天。第四天，财务部的赵姐跑来问：‘你们行政是不是换了新系统？我昨天提交申请，下午就收到批复了，连投影仪都帮我备好了。’

小李笑而不语。

其实系统上线第二天就出了状况。销售部老周急着见客户，直接在系统里把原定会议拖到了当天上午十点，状态改成‘紧急-已协调’。小李看到提醒吓一跳，查记录发现老周根本没走审批流程，是自己改的字段。

她正想打电话批评，却发现系统日志清清楚楚写着：‘用户：周强（销售部）；操作：修改【状态】字段；原值：待审批；新值：已协调；时间：04-03 08:17’。她截图转给销售主管，对方很快回话：‘这老周，又乱来，我让他补流程。’

从那以后，小李不再打印‘涂改液’了。墙上那张纸还在，但底下压了张便签：‘预约请登录蓝点系统 → 会议室管理’。

更妙的是，她发现这系统不止能管会议室。五一前，工会要组织员工体检，往年都是群发表格收集信息，总有漏填血压或过敏史的。这次她建了个‘体检登记’表单，必填项标红，上传健康承诺书才能提交。数据导出直接给医院，零差错。

上个月年中盘点，行政部门还要统计全公司工位使用情况。她顺手建了个‘工位台账’，每个人对应座位号、插头数量、显示器配置，还能关联入离职流程。HR办入职，系统自动分配空闲工位，连钥匙编号都记上了。

有次老板随口问：‘咱们南区工位利用率是多少？’财务翻了半天报表，小李打开蓝点系统，点两下，说：‘68%，其中有12个是长期外勤人员占用。’全场安静两秒，老板点点头：‘下次优化空间可以参考这个。’

她没觉得自己做了多大事。只是原来花三小时做的事，现在十分钟搞定；原来靠人盯人防冲突，现在靠规则自动拦。

前几天实习生问她：‘姐，你这系统哪买的？能不能加个“零食柜申领”模块？’

小李笑了：‘不是买的，是自己搭的。你想加啥，咱一起配。’