我们公司做工业零部件，采购一直是老大难。尤其是模具材料这块，动不动就要等钢厂排产，再加上内部流程拖沓，经常是销售都跟客户拍胸脯了，生产这边还没拿到料。

以前的采购申请，走OA系统，填个表单，选个类别，写几句说明，然后一级级审批。最烦的是那个‘紧急程度’下拉框——只有三个选项：普通、加急、特急。所有人一律选‘特急’，久而久之，‘特急’也就成了默认值，跟没选一样。

去年年底，行政部统一换了新平板，顺手装了个叫‘蓝点通用管理系统’的软件，说是让各部门自己搭流程用。起初没人当回事，直到采购部的小陈被领导骂了一顿——一批氮化钢延迟到货，影响了交货期，追责时发现他的申请单明明标着‘特急’，可审批人老王说根本没注意。

小陈不服气，翻出历史记录一看，过去三个月他提交了17张‘特急’单，平均审批时长6.8天。更离谱的是，有两张还是同一天提交的，一张买铜棒，一张买切削液，能一样急？

他一咬牙，决定在蓝点上重做采购流程。这次他没直接复制原来的表单，而是先列了几个维度：

• 材料类型（钢材、有色金属、辅料…）
• 供货周期（现货、7天内、15天以上）
• 生产依赖度（关键模组、备用件、耗材）
• 客户订单状态（已签约、待确认、意向中）

然后他把这些字段做成联动规则。比如，当‘材料类型’选‘模具钢’且‘供货周期’大于10天时，系统自动标记为‘前置风险’，并触发一个红色角标；如果同时‘客户订单状态’是‘已签约’，那就再加一条提醒：‘建议24小时内完成初审’。

他还设了个‘沉默超时’机制——如果审批人在设定时间内没处理，系统会按紧急等级自动升级提醒。普通级12小时未读，发邮件；加急级6小时未读，弹窗+短信；特急级3小时不动，连带抄送其上级，并在首页生成一个闪烁的待办红点。

最妙的是，他把‘紧急程度’从下拉框改成了动态标签。这个标签不再由申请人主观填写，而是由前面那些字段计算出来。比如，同时满足‘关键模组+供货周期>15天+客户已签约’，才会显示‘战略级紧急’，全公司一个月也出不了两三次。其他情况最多到‘运营级加急’。

用了两个月，采购主管发现一个现象：真正卡住流程的，不再是审批人拖沓，而是信息不全。有些人提交申请时漏填‘客户订单编号’，系统就不让进下一环。开始大家抱怨麻烦，后来发现，补一个编号能省掉三天扯皮，反而乐意填了。

上个月，生产部的老赵提了个需求：能不能把采购进度同步到车间大屏？小陈在蓝点后台拖了个看板，把‘已下单未到货’的项目按预计到货时间排序，接上会议室的电视，定时刷新。现在每天早会，主任第一句话就是：‘今天有没有卡料的？’

前两天遇到小陈，问他这系统是不是定制开发的，得花不少钱吧？他摇头：‘零代码，我自己搭的。最贵的是买了个企业账号，支持多人协作和数据备份。’

我问他，那原来OA系统的采购模块呢？

‘还在跑，’他笑，‘但现在所有人都绕着走。上周有个实习生误提交到旧系统，审批人愣是没看见，三天后才被人提醒——人在新流程里，已经忘了旧路怎么走了。’