采购申请单上的‘紧急程度’，是怎么被重新定义的

我们公司做工业设备维护，采购一直是老大难。以前填采购申请，大家都会把‘紧急程度’勾成‘特急’——不是真特急，是怕被压着不批。结果呢？所有人都是特急，最后反而没人信了。

行政部老陈管审批，每天打开系统，满屏红标‘特急’，看得头疼。他跟我说：‘现在这‘特急’跟‘普通’有啥区别？都一样拖到下周。’

真正的问题不是态度，是标准。谁来定义‘紧急’？什么时候该批？谁该被通知？这些全靠人脑记，靠口头传，靠微信群里吼一句‘这个要得急！’

直到上个月，财务小林在系统里加了个新规则。

她没动流程，也没开会发通知，就在原来的采购申请表里，悄悄加了两个字段：‘期望到货日期’和‘影响工单编号’。前者必须填，后者可选，但如果留空，提交时会弹出提示：‘未关联工单，默认视为非生产相关采购，审批流将转入常规通道。’

这招挺狠。

维修班组的人一看，自己不填工单号，申请就进慢通道，立马主动补上了。而且‘期望到货日期’一填，系统自动计算‘当前日期距期望日’，超过五天的标黄，三天内的标红，连颜色都不用人调。

更妙的是，她设置了字段联动。比如，当‘物资类别’选‘备件’且‘影响工单’关联的是正在执行中的维修任务时，这张单子会自动抄送给仓库主管和当值工程师——他们不一定有审批权，但能提前准备验收和安装。

变化是悄悄发生的。

第一个月，特急单比例从87%降到34%。第二个月，采购平均处理周期缩短了2.3天。最意外的是，维修组开始自己查库存了——因为他们在提交申请前发现，如果系统显示同类备件还有三只在库，审批人有权直接驳回。

这背后其实用的是蓝点通用管理系统。它不像传统OA那样死板，也不像低代码平台那么难上手。你可以像搭积木一样，给每个表单加逻辑、设条件、连字段。比如我们现在的采购单，已经能根据‘供应商历史交货时长’自动建议最晚下单时间，还能在临近节假日时提醒‘是否需要加急’。

上周我路过采购部，听见两个实习生在讨论：‘你上次那个泵的密封圈，怎么批得那么快？’

‘哦，我关联了M20240517这个工单，系统识别是产线停机维修，自动走了加急通道，当天下午就批了。’

没人再滥用‘特急’了，因为系统比人更清楚什么叫‘紧急’。

现在我们反而开始删字段。上星期，行政老陈把原来的‘紧急程度’下拉框藏起来了——只对审批人可见。他说：‘让系统跑一阵子，看看真实优先级到底长什么样。’

昨天他导出了一份数据：过去三个月，真正触发多部门联动、提前预警、超时提醒的，只有12张单。而这12张，全来自同一个车间——他们从不标特急，但每次都能准时收到货。