上个月，新来的实习生小林在晨会上提了个问题：‘为什么每次报销都要等主管签字，但他总是出差？’

没人回答。不是因为问题难，而是因为我们从来没从这个角度想过——流程是给人服务的，还是人得围着流程转？

这事说来挺尴尬。财务流程规定，超过500元的报销必须由直属主管纸质签字，可我们部门三个主管，平均每周有两天不在办公室。于是发票在抽屉里积灰，员工垫付的钱拖到下个月才到账。有人干脆自认倒霉，以后能不垫就不垫。

更荒诞的是，行政那边倒是有电子审批系统，但只用于会议室预订和门禁申请。‘那是轻量级流程，’当时IT老陈解释，‘你们财务的事太复杂，系统搞不定。’

直到小林私下做了个表格，把报销单拍照上传到共享文件夹，再用颜色标注紧急程度。她甚至主动@主管提醒处理。结果一周内，报销周期从平均11天缩到3天。领导知道后没表扬，反而皱眉：‘这不算正式流程。’

这话激起了反弹。技术部的小赵直接问：‘什么叫正式流程？一堆人等一张纸上的签名，就比一个清晰可追溯的数字记录更“正式”？’

争论持续了几天。最后公司决定试运行一套新的流程管理工具。不是那种买来就封尘的SaaS系统，而是一个允许各部门自己搭逻辑的平台——比如销售可以设‘客户等级→审批层级’的联动规则，采购能定义‘金额区间→自动抄送财务’的触发条件。

最让我意外的，是行政部老李的动作。他以前总抱怨系统‘太死板’，这次却拉着新人一起设计会议室预定的冲突预警。现在只要时间重叠，系统不仅标红，还会自动给相关人员发消息，连保洁排班都同步更新了。

变化悄然而具体。财务部把‘预借款’和‘报销冲销’做成关联流程，避免重复支付；项目组用自定义字段记录客户需求变更节点，再也不用翻三个月前的邮件。就连前台小姑娘都学会了设置‘快递签收→自动通知领取人’的提醒。

关键在于，没人被要求‘适应系统’。相反，系统在学着适应人。你想要审批链根据金额跳转？可以。想让某个字段填完后自动隐藏无关选项？也能实现。甚至连‘节假日自动顺延截止时间’这种细节，都不用等IT开发。

有次我看见实习生小林教老张——那个最抗拒电脑的老会计——怎么用手机端批报销。她说：‘您点这里，系统会告诉您这张单子卡在哪一环。’老张嘀咕：‘以前是我追着人跑，现在是系统帮我盯着。’

最近一次部门会上，有人提议恢复纸质签字作为‘备份’。投票结果是1票赞成，9票反对。理由很一致：‘回不去了，现在谁还愿意等那张纸到处传？’

其实没有哪个系统天生智能。重要的是，它能不能让一个实习生也有能力重构低效的规则，而不是只能默默忍受。