我们公司有个传统，持续了快三年：每天早上9:15，行政部会在企业微信群里发一条接龙——

【今日茶水间补给确认】✅ 咖啡豆、牛奶、纸巾、一次性杯子……

最开始是小周发起的，她刚调来行政岗，想做得细致点。结果没想到，这事儿慢慢演变成了‘仪式’。每个人进办公室第一件事，不是打卡，而是看一眼群消息，然后回复‘已补’或‘缺货’。

可问题是，谁去补？补多少？谁来记录？没人说得清。有时候两个人都以为对方补了，结果下午三点会议室开完会，发现连咖啡壶都是空的。还有一次，采购说‘上周不是报了缺货吗？怎么又说没有？’——翻聊天记录才发现，那条接龙早就被刷到几百条以外了。

更麻烦的是盘点。月底对消耗品做统计时，财务要我们交一份‘月度补给清单’。我们只能翻聊天记录，一条条截图、手动整理。有一次小李熬到晚上十点，就为了数出这个月到底补了多少包咖啡豆。

直到上个月，小周悄悄做了件事：她把茶水间的每样物资建了个表格，包括名称、标准库存量、当前数量、补货责任人、上次补货时间。然后她设了个规则：当某项物资低于预警值时，自动在群里@对应的人，附上一张清晰的物资照片和一句话提醒：‘咖啡豆存量低于5包，请及时补充’。

起初大家还不习惯。有人抱怨‘怎么又被@了’，有人说‘这不是多此一举吗’。但一周后，神奇的事发生了——9:15的接龙没人发了，也没人问了。因为系统已经把该做的事，在该做的时候推给了该做的人。

而且不只是提醒。小周还加了个‘补货登记’入口。谁补了货，扫码或者点一下，填个数量就行。所有操作都留痕，月底导出报表只要两分钟。财务那边直接夸‘这月数据特别准’。

后来我们才知道，她是用了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。不是什么大平台，也没有花哨界面，但它允许她自己搭这个‘茶水间管理模块’。字段、流程、提醒规则，全是她按实际需求拖拽出来的。她说：‘我不懂编程，但我知道我们需要什么。’

其实类似的小问题在公司到处都有。比如保洁阿姨每天巡楼，以前靠手写签到表，现在她手机上有个简单的打卡页面，每个楼层一个按钮，点一下就算完成。如果某层连续两天没打，主管就会收到提示。

还有会议室白板上的‘设备借用登记’，过去总被人擦掉或者写错。现在改成扫码登记，借谁的、什么时候借的、预计归还时间，全都自动同步到共享列表里。最搞笑的是IT老张，他发现自己再也不用追着人问‘投影仪在哪’了。

这些事听起来琐碎，甚至有点‘没必要管’。可正是这些细节，决定了很多人每天上班的心情。你不会因为少了一包纸巾而辞职，但你会因为‘每次都要重复解释同样的事’而心累。

关键是，很多管理工具都想让我们适应它。填表要按它的格式，流程要走它的模板，提醒只能选它预设的几种方式。可现实中的管理场景太杂了，行政要管茶水间，采购要盯供应商，HR要排值班，每个部门都有自己的‘接龙’。

像蓝点这样的系统，好处就是‘你说了算’。你可以从一个小痛点开始，比如一张登记表、一个提醒规则，慢慢往上加。不需要立项，不用等IT排期，也不用说服领导批预算。一个人就能启动，做完还能分享给其他人用。

现在我们部门已经不叫它‘系统’了，叫‘那个能自己长东西的工具’。上周实习生还用它做了个‘生日祝福自动提醒’，设置好同事的生日，当天早上9点自动私信提醒直属领导说一句‘今天XX生日，记得说声恭喜’。

没人强制用，但用过的人，都不想退回去了。