保洁排班表上的‘请假雪崩’，是怎么被三个自定义状态拦住的

上个月底，物业主管老吴差点被一通电话吵到辞职。

那天早上七点，保洁领班小李打来电话：‘王姐临时发烧了，张姨昨天说家里有事要调休，刘嫂又没来接班——三号楼现在没人打扫！’

老吴翻出Excel排班表，红笔圈了一圈又一圈。原本密密麻麻的名字像被风吹散的纸片，东缺一个西少一个。他一边打电话临时调人，一边在心里骂：这哪是排班，这是排雷。

我们公司管着六个写字楼的保洁团队，68名保洁员，年龄从47岁到62岁不等。排班向来是老大难。以前用Excel，颜色标得再花哨，也挡不住‘口头请假’‘临时顶班’‘忘了打卡’这些日常暴击。

最离谱的一次，一位阿姨连续三天没来，大家以为她轮休，结果第四天才发现她住院了——没人走请假流程，系统里自然没记录。

后来行政部推了个新工具，说是‘谁都能自己搭的管理系统’，叫蓝点通用管理系统。IT小哥没插手，直接让老吴自己玩。老吴一开始嗤之以鼻：‘我又不是程序员，搞不来这些。’

可试了两天，他发现这东西有点意思。

首先，他把原来的排班表搬了进去，但加了三个关键字段：人员状态、请假类型、审批链路。

人员状态不再是简单的‘在岗/休息’，而是分成了五档：

这个设计救了命。比如王姐早上发微信说发烧，小李登录系统，选中她的名字，把状态改成‘突发请假（待审批）’，系统自动触发一条消息给老吴。老吴手机上点一下‘同意’，状态自动跳成‘审批通过（请假中）’，同时旁边那个‘待协调替补’的提醒就开始闪烁。

更妙的是，系统能设置状态流转规则。比如，‘突发请假’超过12小时未审批，自动标红并升级提醒；‘待协调替补’超过8小时未处理，自动抄送行政主管。没人能装看不见。

第二个改变是请假类型标签化。以前请假理由五花八门：‘家里有事’‘孩子接不上’‘亲戚结婚’……现在系统里预设了几类：

分类之后，老吴才发现，每个月‘健康原因’请假集中在月中和月末，可能和排班太密有关。他试着把部分人员的连续工作日从6天减到5天，下个月这类请假直接少了四成。

第三个关键是审批链路可视化。以前请假靠微信传话，经常出现‘我说了啊，他没回’‘我以为你批了’这种扯皮。现在每条申请都有时间戳和操作记录。谁在几点几分提交，谁在几点几秒批准，清清楚楚。有一次保洁员抱怨‘我请了假没人理’，一查系统，发现她根本没点提交按钮——只是填了表就以为完事了。

系统还支持自定义视图。老吴做了个‘明日待办’看板，只显示第二天需要处理的请假审批和替补安排。每天下班前花五分钟扫一眼，第二天不会再被电话炸醒。

用了三个月，最明显的变化是‘雪崩式请假’没了。过去一有人请假，就像推倒多米诺骨牌，其他人跟着调班、顶班、乱班。现在系统自动提示可用替补人选，甚至能按‘同楼层’‘会使用高压清洗机’这类条件筛选。

上周，新来的实习生问老吴：‘您这排班表，是不是有什么算法？’

老吴笑了：‘哪有什么算法，就是把人能犯的错，提前用状态框住罢了。’

其实他没说的是，他现在每天早上能安心喝完一杯豆浆。那杯豆浆，比任何KPI都实在。