采购部的老张最近不怎么接电话了。

以前一到月底，他办公室的座机就跟闹钟似的响个不停——供应商催付款、仓库问到货、财务查发票，三头六面都找他。他自己也忙得脚不沾地，Excel表开七八个，颜色标了一堆，可还是漏单子。

上个月，一笔紧急订单差点拖了生产线。原因是供应商改了交货日期，但没人通知他。等仓库打电话来问‘说好今天到的货呢？’他才翻记录，发现邮件被埋在了300多封未读里。

这事之后，部门开了个小会，没提责任，只说：‘咱们能不能搞个东西，一有变动就跳出来提醒？’

行政推荐过几个系统，不是太重就是得IT配合部署，他们这种小部门排不上号。后来是新来的小王提了一句：‘我之前实习那家公司，用的是一个谁都能自己搭的工具，叫蓝点通用管理系统。’

老张一开始不信，‘还能自己搭？那不得写代码？’

小王笑出声：‘哪用得着。你见过那种可以随便加字段、改状态、设提醒的表格吗？它就像Excel，但能自动跑流程。’

两人花了一个午休时间试了试。先建了个‘采购订单跟踪表’，把原来的Excel字段搬进去：供应商、物料编号、下单日期、预计到货日、实际到货日、发票状态、付款进度……然后加了几样新东西。

一个是‘状态流转’。比如订单从‘已下单’变成‘已发货’，必须上传物流单号；从‘已到货’变成‘已验收’，得仓库人员确认。每个环节卡住，整条记录就会变黄，超过24小时不变，自动标红。

另一个是‘异常提醒规则’。比如‘预计到货日’和‘实际到货日’相差超过1天，这条记录立刻标橙，并推消息到老张手机。如果是提前到货，就标绿，顺带提醒仓库准备卸货。

最让老张惊喜的是‘字段依赖’。比如只有当‘发票状态’选‘已收到’时，‘付款申请’按钮才会亮起。以前总有人发票还没到就点了付款，财务退回一圈，耽误时间。现在系统直接拦住。

用了两周，变化开始冒头。

供应商那边发现，他们发的变更邮件如果没同步进系统，老张第二天就会打电话来确认。渐渐地，对方也开始主动登录系统更新状态。

财务说，最近采购送来的付款单，附件齐全率高了，因为系统里缺发票根本走不到审批节点。

连仓库都省事了。以前要打电话问‘这单货到了没’，现在打开页面，绿色的就是到了，红色的是延迟，一眼看清。

前两天，老张在茶水间碰到IT主管。对方随口问：‘你们那个系统，是不是能自定义报表？’

老张点头：‘能啊，想看什么数据，勾几下就行。我们上周还导了个“供应商准时交付率”的表，拿去和两家谈年度合同。’

IT主管笑了笑：‘听说你们没找我们对接接口，也没要数据库权限？’

‘对啊，’老张喝了口茶，‘都是小王自己弄的。我们连字段名字都改成大白话了，像“卡在哪了”、“谁还没批”，看得明白。’

其实老张没说的是，他现在每天早上第一件事，不再是翻邮箱，而是打开那个会自己变色的表格。绿色多，心情就好；红了，立马处理。有时候看着满屏的绿，他会想起以前那些被黄色高亮淹没的夜晚。

前几天小王问他要不要加个‘供应商评价’字段，关联历史交付数据。老张想了想，说：‘先不急，等我把这批异常提醒的规则再调细点。’

他知道，这张表还能更聪明。