行政小周管着公司两栋楼二十多个部门的打印耗材，起初觉得这事儿简单：硒鼓、墨盒、纸张，登记领用，月底报账。可干了半年，她开始崩溃。

每到月中，总有几个部门打电话来：“小周，打印机没墨了！”——一查登记本，上个月刚发过，按理说不该这么快。更离谱的是，财务对账时发现，采购数量和领用记录对不上，差额能堆满半个储物柜。

她试过Excel表格，做了颜色标记，加了公式统计，可每次有人来领，她都得手动更新，一忙起来就漏记。有人顺手拿走一个硒鼓，说‘回头补单’，结果再也没补。最尴尬的一次是老板要材料，打印室突然告急，翻遍仓库才发现，三个可用的黑色硒鼓全被技术部悄悄‘借走’没登记。

她一度怀疑是不是有人私自带回家用。直到有天保洁阿姨路过储藏间，随口说：‘哎，你们那个旧硒鼓箱子，上周就被老刘搬去车库当垫脚凳了。’

原来，报废的耗材没人统一回收，大家各凭本事处理。有的扔了，有的留着拆零件，有的干脆当杂物箱用。而新耗材的申领又没有状态闭环，‘已申请’‘已发放’‘已安装’‘已报废’混在一起，时间一长，账就成了一锅粥。

后来IT部的小李看不下去，问她要不要试试蓝点通用管理系统。小周一开始不信，觉得又是那种复杂得要培训三天才能上手的软件。小李只用了十分钟，帮她在系统里建了个‘打印耗材管理模块’。

先是把所有耗材类型录入，每个生成唯一编码。申领流程设成三步：部门提交申请 → 行政审核派发 → 使用人扫码确认安装。关键是在‘安装’环节加了个必填字段：设备编号。这样一来，每个硒鼓去了哪台打印机，清清楚楚。

更妙的是设置了状态流转。一个硒鼓从‘在库’到‘已领用’，再到‘使用中’，最后必须由行政或IT人员标记为‘报废’才能出账。报废后还会自动生成一条提醒：‘请于24小时内送至回收区’。

他们还悄悄加了个‘活跃度监控’：如果某个硒鼓三个月没更新状态，系统会标黄提醒。有一次技术部忘了登记更换，系统自动给负责人推了消息，对方苦笑：‘这玩意儿比我还记性好。’

用了两个月，小周发现异常领用量下降了60%。财务对账终于一次通过，老板也夸最近打印故障少了很多。最让她意外的是，技术部主动提了个需求：能不能把耗材预警值设成动态的？比如根据季节和项目周期自动调整安全库存。

她本来不会弄，但在蓝点系统里发现可以自己拖拽字段、设置逻辑规则，试着配了几次，居然真跑通了。现在，每当某个型号的墨盒库存低于阈值，系统不仅邮件通知她，还会自动抄送采购部。

有天午休，她看见前台小妹在用同一个系统管会议茶歇的饮品消耗，护士站也在用它追踪体温计的消毒状态。她突然觉得，所谓管理，可能不是靠人盯人，而是让每个物品都有自己的‘生命周期日记’，谁用了、在哪用、什么时候该退休，一笔笔都自己会说话。