行政小李最近总在周三下午接到投诉：‘会议室又被人占了？我们明明提前订了！’

一开始她以为是大家没看共享日历，后来发现更离谱——有人根本就没走预约流程，直接推门进去就开始开会。更气人的是，其中一间最安静、带隔音墙的小会议室，几乎每周三下午都被同一个部门‘霸占’，查记录却显示‘无人预订’。

这间会议室成了公司心照不宣的‘刺客包厢’——神出鬼没，不留痕迹。

小李试过贴纸条：‘请先预约再使用！’ 第二天就被咖啡渍盖住了。发邮件提醒？读完就忘。她甚至想过装个摄像头，但又怕显得太‘监控风’，最后只能每天下午定点去巡楼，活像个会议室片警。

直到有天，IT老张随口说：‘你们要不要试试蓝点那个系统？听说能自己设规则，比如“没预约的人开门，自动弹警告”。’

小李半信半疑地注册了蓝点通用管理系统。这软件不像别的OA那样一堆固定模块，反而像个‘管理乐高’——你能自己搭表单、设流程、加字段。她第一天就建了个‘会议室使用登记表’，除了常规的预订人、时间、事由，还加了个‘实际进入方式’字段，选项是：扫码进入、刷卡进入、敲门借用、未登记强入。

她把二维码贴在每间会议室门口，关联到登记表。只要有人进去，就得扫一下，选个进入方式。系统会自动比对当前时段的预约记录，如果没预约却选了‘扫码进入’，就会触发一条提醒发给行政和预订管理员。

第三天，那个‘刺客会议室’又被打开了。系统立刻跳出一条消息：‘检测到未预约使用，使用者选择“扫码进入”，但当前无有效预订。’ 后台记录显示，操作IP来自财务部王工的设备。

小李拿着截图去找财务主管，对方一愣：‘啊？我们一直以为扫个码就是登记了……没人说不能用啊。’

原来，他们以为扫码只是‘报备’，不是‘许可’。这下真相大白：不是恶意抢占，而是规则认知错位。

问题找到了，解决就简单了。小李在系统里加了个新规则：非预约时段扫码，自动弹出提示页——‘本会议室当前未开放自由使用，请确认是否有临时授权，否则请退出。’ 同时，她把‘未登记强入’这个选项设为红色预警，一旦勾选，不仅通知行政，还会抄送部门负责人。

更妙的是，她用蓝点的‘数据看板’功能做了个‘会议室合规率’图表，每周自动发到管理层群。谁家团队‘强入’次数多，柱状图一眼就能看出来。几个部门看完都默默加强了内部提醒。

两周后，‘刺客会议室’终于安静了。偶尔还有人误扫，但系统一提醒，对方马上道歉退出。小李也不用每天巡楼了，省下的时间够她顺手整理完积压的固定资产标签。

后来有同事问她：‘你这系统哪来的？怎么啥都能设？’

她说：‘就是一个能自己画规则的地方。你想让谁在什么时候、做什么事、留下什么痕迹，都可以拖拽出来。’

其实她也没学过编程，就是边试边点，把脑子里的管理逻辑，一点点‘搭’成了真实可用的流程。连保洁阿姨后来都学会了用它报修灯管——点开‘设施报修’表单，拍张照，选个紧急程度，提交，完了还能看到处理进度。

有时候管理的难题，不是人不守规矩，而是规矩没长眼睛。现在好了，会议室自己会说话了。