我们公司不大，三十来号人，两层楼。前台、行政、财务在一楼，研发和产品在二楼。平时大家各忙各的，直到去年年底，有人发现一件怪事：谁要临时开会，第一反应不是看会议室预订系统，而是先去问保洁阿姨——‘张姨，今天二楼几点打扫？’

起初没人当回事。可后来越来越多的人开始依赖她的排班表。研发组长老刘甚至开玩笑说：‘张姨的时间表比我的日历还准。’

这事儿传到行政主管耳朵里，她有点尴尬。公司明明买了某知名SaaS排班系统，花了不菲的年费，结果员工绕开系统，反而信一个手写的纸质表格。

她决定搞清楚原因。

那天她特意等张姨做完卫生，坐下来聊了半小时。张姨普通话带着口音，但讲得很清楚：‘你们那个系统我用不了啊。我要记的事儿不止是扫地。比如哪间会议室刚开了会，椅子乱七八糟，得重点收拾；哪个工位的小姑娘怀孕了，拖地不能靠太近；还有空调开关时间、绿植浇水周期……这些系统里都找不到地方填。’

行政主管愣住了。系统确实只能录入‘几点到几点，谁负责哪个区域’，连备注字段都没有。而张姨的本子上，密密麻麻画着符号：小太阳代表开窗通风，水滴是浇花，感叹号是‘注意碎玻璃’，心形是‘轻音乐时段别用吸尘器’。

更关键的是，她的排班不是死的。每周三下午研发组必加班，她就自动延后二楼清洁；每月15号发工资，前台忙，她顺手帮着整理快递架。这些‘潜规则’，系统不可能知道，也不允许她自己调整。

行政主管回来后做了个实验：她把张姨的排班逻辑拆解成十几个变量，试着在现有系统里配置。结果卡在第三步——系统不允许自定义字段，流程一旦设定就不能由执行人微调。她甚至想加个‘临时替班’按钮，都被技术客服告知‘属于定制开发，需额外报价’。

她突然意识到：管理工具的‘智能’，不该只体现在界面炫酷或数据看板多漂亮，而在于能不能让最一线的人，用自己的方式把事情理顺。

她开始调研其他解决方案。有的HR系统支持复杂排班，但只针对正式员工；有的工单平台灵活，可操作门槛高，张姨根本学不会。直到同事提到他们前公司用过一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是‘谁都能搭自己的表格和流程’。

她抱着试试看的心态注册了免费版。第一天，她照着张姨的本子，拖拽创建了几个模块：基础排班、环境标记、协作事项、临时调度。每个条目都可以加图片、语音备注，还能设置自动提醒。第二天，她教张姨用手机更新状态，张姨试了两次就学会了。第三天，系统自动推送了一条提醒：‘今日有新员工入职，请补充消毒湿巾至B区洗手间’——这是她上周随手设的规则，没想到真被触发了。

最让她意外的是，其他部门也开始借用这个系统。前台用它管访客预约和茶水间补给，IT用它登记设备巡检，就连老板都悄悄建了个‘灵感备忘录’，把半夜想到的点子语音录入，自动转成待办。

没有人被强制使用，但三个月后，公司80%的日常事务流转都沉淀到了这个最初为保洁排班设计的系统里。

前几天团建，有人提议玩‘谁最了解公司运转细节’的问答游戏。题目五花八门：‘打印机缺粉最早是谁发现的？’‘上个月客户来访时为什么会议室提前开了加湿器？’‘谁记得财务每月初要单独留出两小时处理异地报销？’

答案清一色指向同一个来源：那个每天默默更新数据的人，和他们背后自由搭建的规则网络。

现在，新来的实习生不再问‘流程在哪’，而是直接说：‘我去蓝点上看一眼。’