我们公司有台老打印机，放在技术部和行政走廊的夹角，谁都能用，谁都不管。它出问题的时候，没人知道上次修是什么时候，换墨盒的是谁，甚至有时候打印任务卡住，大家就干脆换个机器打，留它在原地吐着半截纸条。

直到上个月，我在它旁边贴了张二维码小纸条，上面写着：‘我病了，请告诉我哪儿不舒服。’

这不是玩笑。那天下班前，我扫了码，填了个简单的表单：

• 故障现象：卡纸、蓝字模糊
• 使用人：王工（自动带出）
• 时间：18:23
• 附件：拍了张歪着头吐纸的照片

第二天早上，行政的小陈在手机上看到了这条记录，顺手转给了维修供应商，还附了一句：‘这台机子最近第三次报蓝字模糊了，是不是该换硒鼓了？’

三天后，新硒鼓到位，维修师傅临走前也扫了码，在处理意见里写：‘已更换鼓组件，建议后续每打印满2000页提醒一次保养。’

从那天起，这台打印机有了‘电子病历’。

你可能觉得，不就是个报修登记嘛，Excel也能做。可问题就在这儿——以前我们也试过建共享表格，可总有人忘了填，填了的格式乱七八糟，行政要花半小时整理，时间一长，表格就停更了。

这次不一样。这个二维码连的不是表格，而是一个能自定义的数据系统。每个人扫码后看到的表单是根据角色动态变化的：使用人只能填故障描述和拍照；行政收到提醒后，点进去可以直接派单；维修工处理完，能上传凭证并关闭流程。整个过程不需要谁去催、去汇总。

最意外的是，财务后来也加入了。他们发现这台打印机的耗材成本比其他部门高很多，调出半年数据一对比，光是墨盒就换了五次，但每次都没记录更换人和剩余量，导致重复采购。

现在，每次更换耗材，维修工必须扫码登记新墨盒序列号和安装人，系统自动计算预计寿命。快到期时，行政会收到预警，而不是等机器罢工了才反应。

这事儿后来传到了HR那边。他们正头疼办公设备使用率的问题，想砍掉几台闲置的复印机。我们把所有带二维码的设备数据导出来一看，果然有两台几乎没人用，一台却超负荷运转。资源重新调配后，不仅省了维护费，还减少了跨楼层跑腿打印的情况。

其实这套系统，是我们用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具搭的。它不像传统OA那样功能固定，而是让每个部门自己设计需要的字段、流程和权限。行政可以做个会议室预定模块，技术部能建个设备巡检计划，甚至连法务都用它做了合同借阅追踪。

关键是，没人需要写代码。小陈学会建第一个表单只用了二十分钟，还是午休时看教程视频自学的。

现在公司里流传一句话：‘有问题，先看有没有码。’

茶水间的咖啡机贴了码，微波炉贴了码，连楼下垃圾桶满了都有保洁扫码上报。IT部门干脆把所有资产都打了标签，扫码就能看到采购日期、责任人、保修状态。

有一次老板看见实习生在给绿植扫码，好奇问干嘛。实习生说：‘这盆发财树三个月没浇水了，系统提醒我轮到我养护。’

我们当然不是为了扫码而扫码。真正有用的，是把那些原本散落在微信、邮件、口头交接里的信息，变成可追溯、可分析的动作链条。以前一个问题发生十次，第十一次才会被重视；现在第一次出现苗头，系统就会推给该管的人。

上周开会，行政主管提了个需求：想看看哪个时间段打印机最忙，能不能错峰提醒。我说这简单，加个统计面板就行。她笑着说：‘以前我觉得管理就是管人管事，现在发现，其实是管住那些没人注意的细节。’