行政部打印机旁的‘纸张黑市’：一张自动生成罚款单的领用记录表

我们公司不大，四十来人，但行政上的事从来不少。尤其是打印这件事——说大不大，说小不小，可就是没人管得明白。直到上个月，财务在核对办公耗材支出时发现，光是A4纸，三个月就用了将近两万张。老板随口问了一句：‘谁在印小说？’

这事儿本来没人当真，可行政主管老刘坐不住了。他是个做事细的人，觉得这笔账不能就这么糊弄过去。但他也不想搞成‘每张纸都要审批’那种反人性制度。于是他琢磨了个法子：从领纸开始记账。

最开始，他在打印机旁边贴了张Excel表格，标题叫‘A4纸领用登记’，列了日期、姓名、部门、领取数量、用途（可选）。每天早上他亲自换纸，顺便登记一下库存。头两天还挺热闹，大家还配合写一写。到了第三天，就开始有人不写了，或者写‘忘了’、‘顺手抽了几张’。

老刘没急着批评，反而把表格升级了一下。他用的是公司一直在用的蓝点通用管理系统，之前主要用来管固定资产和会议室预定。这次他新建了一个‘打印耗材管理’模块，把那张Excel搬了进去，还加了几个关键字段：

更绝的是，他还设了个‘柔性惩罚机制’：如果某个部门连续两周上榜前三，系统就会自动生成一张《办公资源优化建议书》，不是罚钱，而是‘建议该部门开展一次内部节约宣导会’，并且要上传会议记录才算闭环。

你别说，这一招比直接罚款还管用。市场部第一个中招，因为他们在赶双十一活动方案，动不动就打印几十份草稿。HR把建议书转给他们的主管时，对方脸都绿了，第二天就发了全员通知：‘非终版文件禁止双面打印，提案讨论一律用投影’。

最搞笑的是，技术部原本一直低调，结果有周突然冲上榜首。一查记录，发现是新来的实习生小王，为了调试文档格式，一口气打了73张废纸。系统自动触发提醒后，他的导师被抄送了邮件，当场在站会上说：‘咱们代码都能跑测试环境，排版为啥不能先看PDF？’全组笑翻，但从此再没人乱打。

一个月下来，A4纸用量直接降了62%。老板乐了，说老刘这招‘不动声色，杀人诛心’。其实老刘心里清楚，真正起作用的不是那张表，而是数据透明带来的隐性压力。人都怕被公开点名，尤其是以‘浪费集体资源’的方式。

后来这事传开了，其他部门也开始主动申请用蓝点系统建自己的耗材台账。采购部管起了硒鼓更换周期，实验室开始追踪试管损耗率，连保洁阿姨都要求加个‘洗手液补给记录’——她说：‘我每次加满都没人知道，现在能截图报工时了。’

最有意思的是，系统里那个‘用途’字段，渐渐成了办公室文化的缩影。有人写‘给领导汇报用，加了页码和封面’，有人写‘合同终稿，已双面装订’，最离谱的一次，有人写：‘离婚协议，麻烦别问’——这张记录后来被行政悄悄导出来，成了年会抽奖的彩蛋。

其实管理这东西，不一定非得靠制度压人。有时候，你只需要让每个人知道自己做了什么，让数据自己说话。一张会‘记仇’的登记表，未必多高科技，但它能让无形的责任变得看得见、摸得着。就像老刘常说的：‘制度不是为了抓坏人，是为了让好人更安心地做好事。’

现在公司打印机旁那张表已经没人手写了。取而代之的是一块小屏幕，实时滚动着今日领用排行。偶尔有人走过，瞥一眼自己的名字在不在上面，然后默默把手里那叠纸塞回去几张。