上个月财务部老张退休前，把一抽屉的采购审批单交给我时，说了句：‘这堆纸，比我在这儿干得还久。’我翻了翻，最早的单子是2017年3月的，用回形针别着几张手写报价，还有部门经理用红笔批的“同意，但尽量压价”。

我们公司不大，二百来人，但采购流程一点不含糊：申请人填纸质表 → 部门主管签字 → 财务初审 → 分管副总终批 → 交采购执行。一张A4纸在各部门间传一圈，少说三天，遇上领导出差，半个月都批不下来。最离谱的一次，IT要换服务器硬盘，等审批结束，原厂配件已经停产。

更头疼的是追踪。谁卡在哪一环？没人说得清。行政每天接七八个电话：“我的采购单到哪了？”“王总签了吗？”“能不能加急？”我们只能打开Excel登记表，手动查编号、打电话问进度。有次市场部急着打样宣传册，总监直接冲到财务办公室堵人，差点闹出矛盾。

真正让我下决心改的，是去年年底审计。会计师要调阅全年采购记录，我们临时组织三个人加班扫描了五天，结果发现两份关键合同附件缺失——因为当初传签时被人顺手拿去当草稿纸用了。

其实早听说过OA系统、ERP这些词，但公司一直没上。理由也实在：定制贵、周期长、后期调整麻烦。IT小李试过用钉钉表单搭了个流程，可没法自动催办，也不能关联预算额度，最后还是靠人工盯。

转机是个实习生带来的。那孩子学信息管理的，暑假来实习，闲聊时听我说起这事，随口问：“你们为什么不自己搭个系统？” 我笑他年轻，结果两周后他甩给我一个链接，说：“试试这个。”

点开一看，界面朴素得像十年前的网页，但功能挺全：采购申请在线填写，自动按金额分级推送审批人，还能设置紧急程度。最绝的是，他加了个“超时提醒”逻辑——比如主管超过48小时没处理，系统自动发短信提醒，同时抄送其上级。他还悄悄接入了公司邮箱和短信平台，整个过程没动一行代码。

后来才知道，他是用一个叫蓝点通用管理系统的工具做的。说是“通用”，其实就是让人像搭积木一样拖拽字段、设计流程。审批节点、条件分支、数据关联都能可视化配置。他甚至把历史Excel里的供应商信息导入进去，做了个简单的比价模块，提交时自动弹出近三个月同类采购的均价参考。

我们先在行政和IT两个部门试运行。第一个月就发现，平均审批周期从6.8天降到2.3天。财务开始主动用它查预算占用情况，采购部也能提前看到待办任务，不再临时抓瞎。

上个月，销售总监提了个50万的展会预算申请，系统凌晨两点触发审批到他这儿（他在国外倒时差），早上醒来发现已被连环批完。他专门发邮件表扬，说这是“第一次感觉流程在配合人，而不是人追着流程跑”。

现在公司里流传一句话：“别催了，系统会催。” 行政不用再当传话筒，主管们手机响一声就知道该干活了。最意外的是，那个实习生走之前，把人事入离职、固定资产申领也都搬了上去。听说新来的实习生正琢磨怎么把团建报销做成自动分摊计算。

前几天整理档案室，我把那抽屉旧单据扫描存档后准备销毁。老张要是知道这些泛黄的纸片终于可以退休了，大概会笑出声吧。