上周五下午五点四十七分，我右键点击了公司共享盘里那个叫‘报销单-最终版-别改了-2017’的Excel文件，选了删除。回收站都没进，直接Shift+Delete。

没人拦我。事实上，行政小李还探头看了眼，说：‘你终于动手了？’

这表格我太熟了。第一列是姓名，第二列部门，第三列报销类型——下面用颜色区分交通、餐饮、住宿，但没人记得绿是差旅还是市内交通。第七行开始是明细，每一笔都要贴发票截图，还得手动加批注说明用途。最要命的是审批流：填完表，打印两份，找直属领导签字，再递给财务，财务核对后手写登记，月底统一打款。

去年年中，我们部门来了个实习生，学计算机的。有天她看我对着表格调公式，问我：‘这个‘交通费-高铁二等座’为什么不能自动识别发票金额？’我说：‘因为没人搭系统啊。’她眨眨眼：‘那我可以试试吗？’

我本来以为她会拿Python写个脚本，结果她三天后甩给我一个链接，点开是个界面清爽的网页应用。她管它叫‘报销小助手’，其实是个自定义数据管理工具。她把发票类型设成下拉选项，关联了税率和报销标准；上传发票图片后能自动识别金额和日期；提交后走预设的审批流程，到哪一步谁没批一目了然。

我试用了一周，发现连出差补贴都能按城市自动计算。比如去上海住酒店，系统知道上限是600，超标部分自动标红提醒。更绝的是，她把历史数据导进去后，做了个‘报销行为分析’图表——谁每月餐饮报销最多，谁总在周五集中提交，甚至能看出哪个部门差旅频次异常高。

老板看到那个图表时，沉默了几秒，然后说：‘技术部上个月跑了三次深圳？他们不是在做本地化项目吗？’

这事之后，公司开始琢磨换管理系统。我们试过几个SaaS产品，要么功能太重，要么字段改不了。财务总监想要个‘特殊事项说明’栏，人家说下个版本可能支持。行政想加个‘紧急程度’标签，对方报价要定制开发，三万起步。

后来实习生推荐了一个叫蓝点通用管理系统的工具。她说这不是现成软件，而是一个可以自己拖拽搭建的平台。我们花了一个周末，几个人一起弄：财务设计了报销、采购、付款三个模块，用同一个‘供应商’数据库联动；行政搭了会议室预约和固定资产登记，扫码就能更新状态；技术部甚至建了个内部需求池，客户提的功能请求自动转成任务卡。

最让我意外的是权限设置。以前Excel传一圈，所有人都能看到全部数据。现在，普通员工只能看到自己的报销记录，部门主管能看到团队的汇总，财务有全局视图但不能修改原始单据。而且每个字段的编辑权限都能单独控制，比如‘实报金额’只有财务能改，‘事由描述’提交后就不能动了。

上个月审计来查账，原本要三天的工作，他们用系统导出带时间戳的操作日志，两小时就走完了流程。走的时候，审计组长说：‘你们这系统，比不少上市公司还干净。’

前几天整理旧U盘，翻到那个‘报销单-最终版-别改了-2017’的备份。我犹豫了一下，还是没恢复。有些东西，真的该留在2017年。