我们公司行政部有台老夏普，三年没换过，脾气比人都大。每次卡纸都像是在抗议，而最让人头疼的不是修它，而是买硒鼓。

每年年底，财务和行政都要为打印机耗材的预算吵一架。去年吵得特别凶，原因是行政报了12个硒鼓，财务翻着旧记录说：‘去年才用了8个，今年凭什么多要？’可行政这边也有苦衷——光是市场部那台A3打印机，一年就换了5次，还不算临时加印的项目资料。

没人说得清到底用了多少，发票贴了一堆，但谁也拼不出完整画面。直到上个月，新来的小张默默建了张表，名字起得不正经：《打印机的情绪日记》。

这表其实很简单，三栏必填：机器编号、更换时间、更换人。第四栏是‘附言’，可以写‘卡纸三次后换的’‘颜色发灰持续两周’，甚至还有人写‘换完之后打印报销单特别顺，建议推广’。

一开始大家当笑话看，觉得这不就是电子版维修本嘛。可两个月下来，数据开始说话了。

我们发现，市场部那台A3机确实耗得快，平均68天一换，而HR那台小惠普，愣是撑了147天。更意外的是，技术部有台隐藏在茶水间的兄弟机，没人登记，却每月默默消耗硒鼓——后来查出来是实习生乱用，还拿它打游戏攻略。

这张表最妙的地方在于，它不强制流程，只记录事实。你不想登记？可以。但月底盘点时，缺的耗材对不上号，问题自然浮出水面。而且因为每个人都能看到历史记录，谁再想‘这次特殊情况’，旁边人一句‘上次某某也是这么说的’，立马闭嘴。

后来财务主动提，能不能加上采购价和供应商信息？小张顺手加了两栏，再接了个自动提醒：当某机型累计使用达预设阈值（比如80%寿命），表里对应行自动标黄，抄送行政和财务。

现在我们耗材采购会不开吵了。会上每人打开同一张表，按数据说话。甚至供应商都换了——原来长期合作的那家，价格比表里记的电商渠道贵18%，合同到期直接没续。

其实小张用的工具，也不是什么高大上的系统。他用的是蓝点通用管理系统，说是‘人人可自定义’，我一开始不信。结果看他拖拽几下字段，设置个触发规则，再分享链接给各部门，十分钟搞定。后来听说人事也在上面做了个‘工位温度投诉地图’，IT搞了个‘密码重置流水账’，都是这种‘小题大做’的记录，但奇怪的是，每个都解决了老大难问题。

关键是，这些表单不靠强制推行，而是谁痛谁建。没有顶层设计，只有痛点驱动。你不需要说服全公司用一个流程，只要让那个最烦的人，自己动手建张表。一旦开始记录，数据就会生长，问题自然萎缩。

上周五下班前，我看见那台老夏普又卡纸了。维修师傅来了，先不修，掏出手机打开‘情绪日记’，翻到最近三次记录，皱眉说：‘又是进纸轮磨损，早该整体保养了。’走之前，他在附言里写了一句：‘建议列入季度深度维护清单。’

第二天，行政真就在表里加了个新字段：‘是否纳入预防性维护’。