我们公司有三个楼层，每个楼层都有固定的保洁阿姨轮班。本来这事挺简单，可从去年开始，三楼的王阿姨总抱怨说‘我明明没排周三的班，怎么又来了？’起初大家以为是行政打印错了表，后来发现——电子表格里的数据，和打印出来的，压根不一样。
最离谱的一次，王阿姨休假回老家，结果第二天行政接到投诉：‘三楼厕所纸巾盒空了一整天！’一查排班表，系统里赫然写着‘王丽华（三楼）——周三上午清洁补给’。可王阿姨明明在千里之外。
这事儿闹得有点大。行政主管老刘坐不住了，把所有排班记录翻出来一对，发现问题不止一处。有的班次被重复安排，有的被悄悄替换了人，甚至还有‘幽灵班次’——某个人根本没入职，名字却出现在系统里干了半个月的活。
老刘第一反应是怀疑有人手动改Excel。我们用的是共享网盘里的Excel表格，谁有权限谁就能编辑。可问题是，修改记录不完整，版本混乱，谁改的、什么时候改的，全靠猜。更麻烦的是，保洁临时调班很常见，比如谁家孩子发烧、谁要赶早市，口头打个招呼就换了。这些‘人情调度’从不走正式流程，全靠行政小妹手写备注，结果就是——系统数据越来越假，现实执行越来越乱。
有一次，二楼李阿姨气冲冲来找老刘：‘我说这几天怎么老碰到张姐？她不是该上夜班吗？’一查才发现，张姐的班次被某天下午三点十七分改过，从‘夜班-周四’变成了‘白班-周三’，操作人是‘admin’，IP地址还是公共网络。
这下事情变得微妙了。
老刘开始怀疑是不是外包公司的人偷偷登录改了数据。但对方一口否认。双方僵持不下，差点影响合同续签。最后还是IT部的小陈提了个醒：‘你们现在用的这个排班方式，本质上是在拿静态文件管动态流程。问题不出才怪。’
他建议换个思路：别再用那种谁都能改、改了也看不出痕迹的Excel表了，得用一个能自定义规则、留操作日志、还能让非技术人员自己搭流程的工具。他推荐了一个叫‘蓝点通用管理系统’的软件，说是他们部门最近在试用，连报销流程都是自己搭的，不用等开发。
老刘半信半疑，让小陈拉了个测试环境。他们先把保洁排班搬进去，设了几条规则：
- 每次调整必须选择‘调班原因’（如病假、事假、替班等），否则无法提交；
- 所有修改自动记录操作人、时间、IP，并生成通知推送给主管和相关阿姨；
- 支持手机端查看和确认班次，阿姨们收到微信提醒后要点‘已知晓’才算生效；
- 冲突检测功能开启后，同一时间段不能安排两人做同一区域清洁，系统会直接弹警告。
最关键是——这些功能，全是行政部自己拖拽配置的，没找IT写一行代码。
上线第一周就抓出一个问题：原来每次‘神秘修改’都发生在周三中午十二点半左右，IP指向公司食堂的Wi-Fi。顺藤摸瓜一查，是外包公司的现场组长老赵。他为了让自己手下多挣几个白班工时费，偷偷改排班表，把别人的名字换成自己人。
有了铁证，这事很快解决了。更重要的是，现在的排班表没人敢乱动了。系统每天早上八点自动推送当天班次到每位阿姨的手机，谁有事要调换，就在手机上提交申请，主管审批后自动同步，所有痕迹清清楚楚。
王阿姨说：‘现在我不用天天问小刘排我没排，手机一响就知道明天几点来。要是谁想偷偷改我的班，哼，系统可记得呢。’
其实不只是保洁排班。后来行政发现，这套系统还能搭访客登记、设备巡检、会议室使用统计……甚至连食堂订餐都可以搞成流程。关键是，不需要懂编程，只要会用电脑，就能按自己的需求去设计管理逻辑。
前几天，财务部的小陈还跑来问能不能做个‘发票归集提醒’流程，因为他老被审计追着要凭证。老刘笑了笑，说：‘你去找小陈要个链接，自己搭一个呗。’
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