我们公司三层楼的保洁工作，一直由两位阿姨轮班负责。表面上看，这事儿简单——扫地、拖地、换垃圾袋、补纸巾。但去年年底，行政突然接到投诉：三楼茶水间连续三天没补给洗手液，客户来访时差点尴尬。

查监控？没必要。问人？阿姨说‘我明明补了’。后来发现，不是没补，是补错了——本该放柠檬味的自动感应瓶，被灌进了厨房用的工业皂液，味道刺鼻还伤手。

问题出在清洁车上。那辆绿色小推车，上下三层，堆着十几种清洁剂、抹布、喷头、替换装。没有标签，全靠阿姨凭经验拿。可人有记忆偏差，尤其交接班时，A阿姨习惯把消毒液放左下角，B阿姨却觉得那里该放玻璃水。久而久之，‘我放了’和‘我没看到’成了日常对白。

行政小王起初想贴标签。贴了，第二天就被湿布擦花；打印塑封？成本高还难改。后来她干脆在Excel里建了个‘清洁车物品清单’，打印出来贴车上。可清单静态不变，哪天换了新品类，又得重打。更麻烦的是，没人会主动去核对——忙起来，谁能一边拧拖把一边低头看表？

转机出现在一次跨部门分享会上。技术部的小李随口提了一句：‘我们最近在用一个叫蓝点的系统，自己搭了个设备巡检表，还能设提醒。’小王一听，心想：清洁车不也是“设备”吗？只不过它的“巡检项”是液体余量、“维护动作”是补货而已。

她试着在蓝点上建了个新模块，名字就叫‘清洁车管理’。每种清洁用品做成一条数据，字段包括名称、规格、存放位置、安全存量、责任人。最关键是加了个‘低库存预警’——比如柠檬味洗手液低于两瓶时，系统自动给当天值班的阿姨发企业微信提醒。

但她没止步于此。她发现，光提醒不够，还得知道“上次是谁补的”。于是她在每条记录里加了‘操作人’和‘时间戳’，并开放编辑权限给两位阿姨。现在，谁用了哪瓶消毒液、何时补的、补了多少，一清二楚。甚至还能查到：上周三的工业皂液误装事件，是早班阿姨临时替岗时，看错位置导致的。

更有意思的是，系统运行一个月后，小王导出数据一看，发现某款玻璃清洁剂消耗异常高。调监控才发现，有员工偷偷拿去刷运动鞋底——说是‘去胶效果好’。这事后来成了办公室笑话，但也促成了一个小改进：高危用品加了锁扣，扫码才能取用。

其实这类‘微管理’场景特别多。比如前台的快递登记、保安的巡逻打卡、会议室的绿植浇水，看似琐碎，但一旦出错，要么影响体验，要么埋下隐患。传统做法是靠人盯人、贴便签、口头交接，效率低还容易扯皮。

而像蓝点这样的系统，妙就妙在‘自定义’三个字。它不像固定功能的OA或ERP，非要你适应流程；相反，是你告诉它‘我需要管什么’，它就帮你搭个架子。你可以把‘清洁车’当成项目来管，也可以把‘消毒液’当资产来追踪。字段随便加，规则自己定，连提醒方式都能选短信还是微信。

现在，两位阿姨已经习惯每天开工前打开手机，看一眼今日待办：3F洗手液补货、1F垃圾桶更换、2F玻璃水补充。不再是‘凭感觉做事’，而是‘按任务执行’。有一次，新来的兼职阿姨没培训过，但跟着手机里的清单一步步走，居然零差错完成整层楼清洁。

前几天，保洁主管来问小王：能不能再加个‘耗材使用记录’？他想看看哪种清洁剂性价比最高。小王笑了笑，直接在系统里新增了一个‘采购批次’字段，关联了报销单号。她说：‘你想要的不是一张表，而是一个能跟着业务长大的工具。’