上个月底做季度盘点时，财务突然发现一个奇怪的问题：我们公司每月支付给外包保洁公司的费用是按人头结算的，可考勤系统里显示，有两位阿姨几乎从不打卡。

这事儿一开始没人当真。行政说她们年纪大了，手机操作不熟；外包公司解释说‘老师傅经验丰富，不用打卡也准时到岗’。但财务较了真——每人每月多算20个工时，三个人就是60个，半年下来虚报了将近两万块。

问题查到最后，才发现不只是钱的事儿。原来我们的考勤系统只管正式员工，临时工、外包人员压根没纳入统一管理。保洁、保安、绿化工，全靠纸质签到表每周汇总一次，再由行政手动录入Excel。漏记、代签、日期填错是家常便饭。

更麻烦的是，这些数据还影响着其他决策。比如上季度物业评估清洁频次是否达标，调取的就是那几张手写表扫描件；年中做供应商续签评估时，也没法拿出完整的履约数据支撑谈判。

我们这才意识到，不是系统不行，而是压根就没把这些人‘当管理对象’。他们干的是边缘工作，结果管理也跟着边缘化了。

真正推动改变的是行政部的小林。她没急着买新系统，而是先拉了个表：公司目前有多少类非正式用工？分布在哪些岗位？他们的任务确认、时间记录、质量反馈、费用结算，分别卡在哪个环节？

结果列出来吓一跳：除了保洁，还有周末值班电工、节日临时安保、会议室布置兼职人员等12类角色，加起来每月涉及近50人次，流程分散在5个不同表格和3个微信群里。

小林后来跟我说，最头疼的不是记录本身，而是‘责任漂移’——谁都能管一点，谁都不负责到底。比如某天绿植没换水枯死了，行政怪物业没提醒，物业说绿化工当天请假了没报备，绿化工则坚称自己打了电话给前台。

我们决定试试蓝点通用管理系统。选它的原因很简单：不需要IT支持，我们自己就能搭一套适用于非正式人员的管理模块。

第一个月，我们先从保洁入手。用蓝点建了个‘外包服务管理’应用，包含四个基础模块：人员档案、排班计划、打卡签到、服务质量评分。每位阿姨入职时，行政拍张身份证上传，绑定手机号，系统自动发登录码。排班由物业主管在后台设置，每周自动生成打卡任务。

最关键的是打卡方式。考虑到部分人不会用复杂操作，蓝点支持‘一键签到’，打开小程序点一下就行，位置和时间自动锁定。如果当天没完成，系统会提醒主管，超时未补还会触发预警。

第二个月，我们加入了评分机制。每月底，行政和楼层负责人可以对每位保洁员的服务质量打分，分数直接影响下季度续约。有位常年‘关系户’阿姨这次得了低分，外包公司不得不换了人。

三个月下来，不仅成本核对清楚了，连带着其他外包岗位也开始主动接入。现在保安巡逻路线有了电子轨迹，绿植养护每次浇水都有拍照留痕，就连节日气球布置这种一次性任务，也能提前分配责任人、设定时间节点。

最有意思的是，有次总部来检查ESG合规，随口问了句‘过去一年外包人员培训覆盖率’，我们居然能当场调出数据：总共87人参与过安全培训，在线考试通过率91%。对方很惊讶，说很多大公司都做不到这么细。

其实我们也没做什么惊天动地的事，就是把那些曾经‘看不见的人’，放进了一个看得见的管理框架里。以前觉得手工记账省事，其实是把问题往后推；现在系统自动汇总报表，反而倒逼前端流程必须清晰。

上周碰见那位总迟到的绿化工，他现在会主动问我：‘今天打卡任务是不是还没发布？我手机里没看到。’

那一刻我觉得，管理的起点，或许就是让每个人都感觉自己‘被看见’。