上周三上午十点，销售总监在会议室门口等了十五分钟，最后发现市场部正在里面开复盘会。可系统里明明显示这间会议室是空的——至少在行政系统里是这么写的。这已经是本月第七次会议室撞车了。

以前没人觉得这是个大问题。大家习惯了在微信群里问一句：‘下午三点A302有人吗？’或者干脆提前半小时冲过去占位。但最近公司搬进新办公楼，会议室多了，反而更乱了。有人开玩笑说，现在选会议室像抢演唱会门票。

真正推动改变的是上个月一次高管会议延迟开场。CEO没说什么，但会后行政主管被叫去聊了二十分钟。回来就拉了个群，说要‘彻底解决会议室资源分配问题’。

我们试过几个现成的预约系统。OA自带的模块太死板，只能按小时段选，不能灵活调整；某知名协同办公软件的会议室功能倒是界面好看，但没法设置‘必须关联项目编号’或‘超过两小时需要部门负责人批准’这类规则。最离谱的是，它不支持临时释放——比如会议提前结束，剩下的时间还是锁着，别人没法用。

后来IT小王提了个想法：‘能不能做个系统，让每个部门自己定规则？’

他指的是蓝点通用管理系统。这软件名字听着普通，但核心是个‘规则画布’功能。你可以像搭积木一样，把审批条件、时间限制、权限层级、自动释放机制全拖进去组合。比如行政部门设了条规则：‘单次预订不得超过两小时，若需延长，须提交事由并由行政专员审核’。而研发部则允许连续预订四小时，但要求必须绑定当前迭代任务编号。

最有意思的是‘动态优先级’的设计。我们给不同类型的会议设置了权重：全员大会 > 部门例会 > 临时讨论。如果两个预订冲突，系统会自动提醒低优先级的一方，并推荐附近可用的替代房间。有一次市场部想订周五下午的玻璃屋开会，系统弹出提示：‘该时段已被产品部用户故事评审会占用（优先级高），是否改为B205？’

上线两周后，撞车事件归零。更意外的是，各部门开始主动优化自己的规则。财务部发现他们有三场周会其实可以合并，因为系统报表显示利用率不足40%；HR甚至用这套逻辑延伸到了培训教室管理，连投影仪和白板笔的借用都纳入了流程。

前几天我路过茶水间，听见两个实习生聊天。一个说：‘你们组怎么总能抢到朝南那间？’另一个笑：‘因为我们设了“早会优先”规则，六点半自动释放前一晚的预订——这招还是从IT那儿偷师的。’

现在没人再往墙上贴手写排期表了。那张挂了三年的A3纸，昨天被行政小李收进档案盒，标了行字：‘2024年前的会议室文明’。