行政小李以前每周五下午最怕打开那个Excel文件——《2024年会议室使用登记表》。不是因为数据多，而是因为每次打开，都像在拆一颗定时炸弹。

表格里密密麻麻填满了颜色：红色是冲突，黄色是临时变更，绿色看似正常，其实背后藏着三个人私下调换时间的微信记录。有一次，市场部开季度复盘会，人坐齐了半小时，才发现技术部还在里面调试PPT，两边都以为自己有优先权。还有一次，大老板临时要见客户，前台打了六个电话才找到一间空着、有投影、且不靠电梯噪音区的会议室。

最离谱的是，这张表根本不是唯一的‘权威版本’。有人用企业微信预约，有人发邮件抄送小李，还有人直接打电话说‘就用一下下’，事后从不补登记。小李每天花将近两小时做‘信息对齐’：把零散的请求手动录入表格，再挨个确认是否有冲突，还得记住306会议室的麦克风坏了还没修，201的空调只能提前半小时开……

她说自己不是行政，是‘会议室情报员’。

后来IT部门推了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是让各部门自己搭应用。小李本来没抱希望，毕竟之前也上过几个OA系统，最后都变成了‘电子版手工填报’。但这次不一样。

她试着用蓝点建了个‘会议室调度中心’。第一步，把所有会议室设成独立‘资源项’，每间房绑定设备清单、可用时段、管理员权限。第二步，设置预约流程：选房间→选时段→自动检查冲突→关联会议主题和人数→推送审批给部门主管（如果跨部门或超两小时）。最关键是第三步——她把保洁排班也接进来了。现在系统知道每场会议结束后需要多少分钟清洁时间，不会出现‘前脚刚走，后脚就有人冲进来占座’的情况。

更妙的是，她设置了‘沉默规则’：如果会议开始15分钟后没人刷卡签到，系统自动释放房间，并通知下一个候补申请者。有次销售总监忘了取消临时碰头会，结果会议室被释放，反倒是实习生小王捡了个漏，顺利做了转正汇报。

这事传开后，大家开始认真对待预约。因为谁都知道，你不当回事，系统可不留情。

其实小李还悄悄加了两个‘非必要但好用’的功能。一个是天气联动——如果预报当天暴雨，系统会给所有外访人员自动发送带避雨路线的会议室指引；另一个是能耗统计，每月生成各会议室的空调、照明使用时长，顺手帮物业做了节能分析。

现在她的Excel表彻底退休了。偶尔翻出来，像看老照片。上周五下班前，她居然准时关电脑走了。同事问她怎么不加班核对下周会议室安排，她说：‘不用了，系统自己会动。’

这事儿听起来小，但变化是实打实的。以前会议室是‘抢’的，现在是‘配’的；以前出问题怪小李，现在大家先看系统提示。就连保洁阿姨都说，现在收垃圾有规律了，不用再抱着桶到处找‘刚散会的战场’。

有时候管理的突破，不来自战略会，也不来自KPI改革，而是某个周五下午，一个行政人员终于能在打卡铃响前穿上外套。