办公室那台老夏普打印机，旁边常年贴着三五张便利贴。蓝的、黄的、粉的，边角卷起，字迹潦草。最上面那张写着：‘A4双面黑白，找行政小刘；彩打超A4，必须王经理签字！’下面压着一张补充：‘周三下午不接单，机器保养中’。再底下还有一张快脱落的纸条：‘急件请发邮件标注【加急】，否则默认排队’。

这地方像是某种原始公告栏，谁都能写，但没人真信。结果就是——总有同事打印完才发现没签字被退单，或者急着出方案却撞上保养时间，气得在群里@人。行政小刘每天花半小时解释规则，还得手动登记每台打印机的耗材用量，月底对账时总差几页纸，说不清是谁多打了几张讲义。

直到有次市场部要做客户提案，凌晨两点临时改版，跑去打印却被门禁拦住。值班保安说：‘规定里可没说能通宵用机’。最后是IT老陈翻出监控，确认他们确实在加班，才破例放行。这事之后，老板让行政牵头整一下‘非核心资源使用规范’。

我们本以为又要出个红头文件，结果小刘悄悄上线了个东西——一个叫‘蓝点通用管理系统’的内部页面，名字普通得像办公软件自带功能。她把打印机设成了‘资源节点’，每个人登录后能看到可用时段、权限等级和计费标准（内部虚拟积分制，不扣钱但有限额）。申请打印？先选机型、纸张、份数，系统自动判断是否需要审批。彩打直接推给部门主管，超量则提示余额不足。

最妙的是那个‘动态提醒’。比如周三下午三点，系统会提前半天推送消息：‘您预约的打印将在1小时后暂停，因设备维护’。有人试过绕开系统直接连USB打印，结果第二天账户就被冻结——IT在后台加了监听，所有未授权输出都会触发告警。

便利贴消失了。不是被撕掉，而是没人再去看了。大家发现，原来规则不用贴墙上，它可以‘长’在流程里。

后来我们扩展了这个逻辑。会议室空调温度由预约人投票决定，连续三天平均低于22度，系统自动报修；茶水间咖啡豆存量低于两包时，采购申请单自动生成并抄送财务预审；就连保洁阿姨的清洁路线，也按工位使用频率排班，空置三天的区域自动延后打扫。

这些事听起来琐碎，但拼起来就是日常运转的毛细血管。以前我们靠人盯人、靠口头传话、靠一叠叠纸质登记表，现在换成了一套可配置的规则引擎。蓝点系统的特别之处在于，它不让IT写代码，而是让行政、文员甚至仓库管理员自己拖拽字段、设条件分支。小刘现在能用五分钟搭出一个新的审批流，比如‘高温补贴申领’，绑定天气预报API，超过35℃自动开放入口。

有天实习生问：‘这系统是不是买了很贵的SaaS服务？’ 小刘笑出声：‘没有订阅费，就买了套通用平台，剩下的都是我们自己配的。’

其实管理从来不是非要大刀阔斧。有时候，解决一场便利贴战争，比发布十项新规更接近本质。