行政小周最近有点烦。不是因为工作多，而是因为打印机旁边的耗材柜，总像被施了魔法一样——明明上个月才领了四个硒鼓，这月底盘点就只剩一个半。

更离谱的是，财务对账时发现，光是Q3季度，打印耗材采购额比去年同期高了37%。可公司人数没变，打印量也没激增，钱到底去哪儿了？

起初她以为是登记表没填好。于是她把原来的纸质《耗材领取登记本》换成了Excel表格，还加了颜色标记：绿色代表正常领取，红色标出频繁申领的部门。结果呢？表格倒是好看多了，可数据还是对不上。有人领了不登记，有人代领不备注，还有部门直接从备用柜顺走，回头在表上补一笔‘已领’。

直到有天，IT部的小刘路过行政办公室，看见小周对着屏幕叹气，随口问了句：‘你这表能不能自动提醒谁领得太多？’

小周苦笑：‘Excel能算总数，但没法判断异常啊。除非我每天盯着看，还得记住每个人平时领多少。’

小刘说：‘我们用的那个蓝点通用管理系统，倒是能设规则。比如某个部门月领硒鼓超两次就标黄，超三次自动发邮件提醒主管。还能绑定工号，谁领的、什么时候领的，全留痕。’

小周一听来了兴趣。她其实一直觉得这类系统都是给财务或项目部用的，跟行政没啥关系。但小刘说：‘这系统没人规定只能管项目或报销。你想管啥，自己搭个“打印耗材管理模块”就行。’

那天午休，小周试着注册了蓝点，花了一个小时，真搭出了个简单的应用。她建了三张表：耗材清单、领用记录、预警规则。每张硒鼓入库时生成唯一编号，领取时扫码登记，系统自动关联领用人、部门、时间。她还设了个规则：同一人30天内领第二个硒鼓，页面弹出提示‘是否确认重复领取？’，并抄送部门主管。

最让她惊喜的是，系统支持自定义按钮。她在‘提交领取’旁边加了个‘紧急领取（需事后补审批）’，点一下就生成临时凭证，三天内不补单，自动提醒行政追责。

上线第一周，市场部的小陈就想领第二个硒鼓。他点完提交，弹窗跳出：‘您本月已领取一次，继续操作将通知主管。’他愣了一下，转头问主管要不要真领。主管一查，发现上一个还没拆封，原来是忘了登记。

两周后，异常领取少了七成。小周也不用每周翻本子对库存了，系统每天早上八点自动推送一份《昨日耗材动态简报》，连CEO都看到了。有次会上，老板还提了一句：‘现在打印成本稳了，看来是有人把细节管到位了。’

后来，设计部的同事听说这系统能自定义，也来请教。他们想管绘图笔的损耗，但希望按使用时长预警，而不是按领取次数。小周分享了她的模板，对方稍作调整，加了个‘预计使用寿命倒计时’字段，再设置剩余10%时自动提醒更换。

其实小周到现在也没学过什么‘精细化管理理论’，但她发现，当规则能自动执行、数据能实时反馈，很多‘看不见的浪费’就会自己浮出水面。而真正有用的管理工具，未必是功能最全的，而是能让普通人快速搭出自己需要的那一小块‘数字围栏’的。

现在，那台老式耗材柜上了锁，钥匙在小周抽屉里。柜门贴了张新标签：‘扫码登记，系统说话。’