行政小李最近有点上火。上个月刚申领了两盒中性笔、三包A4纸，这月底一盘点，库存又见底了。领导没说什么，但财务在群里提了一嘴：‘文具采购占了行政预算的17%，比上季度多了8%。’

这话像根刺，扎得小李坐立不安。她不是没管过——以前用Excel登记，谁领了什么、签个字，清清楚楚。可现实是：签字本在抽屉里积灰，有人拿了笔连抽屉都不关，更别提签名。

她试过贴纸条：‘请自觉登记！’没人看。发群公告：‘再不登记下周起暂停发放！’结果第二天技术部的小王抱着一堆空笔芯来质问：‘我上周领的五支全漏水，换货也要登记？’

小李意识到，问题不在大家懒，而在流程太钝。登记要找本子、要写字、要翻记录，而拿一支笔只需要两秒。人性永远选最短路径。

直到她在同事桌上看到一个弹窗：‘您申请的订书机已出库，剩余数量：2。’点进去是个网页，界面像极了淘宝订单，但标题写着‘蓝点通用管理系统’。

她好奇地问了问。原来市场部早就在用，管样品寄送、管客户礼品、甚至管会议室零食补给。‘关键是，不用等IT开发，自己就能搭。’同事边说边演示：新建一个‘文具申领’表单，加个‘申领人’下拉框，关联员工名单；再加个‘物品名称’，选中后自动带出库存数；最后设个‘领取状态’按钮，点了就减库存，还能触发企业微信通知。

最让小李心动的是那个‘最小单位预警’字段。她把A4纸设成‘低于10包’自动标红，中性笔‘低于50支’自动发提醒到她手机。‘以前我得月底翻账本才知道缺啥，现在系统提前三天就推消息。’

她试着上线了新流程：所有人领文具，先在系统提交申请，审批通过后，去仓库扫码确认领取。听起来麻烦？其实更快——扫码只要3秒，系统自动扣减、留痕、归档。有人抱怨‘拿支笔还要审批’，小李反问：‘那你上次被漏水笔坑的时候，是不是也想要个记录？’

两周后，异常数据浮出水面：设计部的小张，一个月申领了18支黑色中性笔。正常人用得完吗？小李调出记录，发现他每次都是单独申领，从不批量。她私聊过去，小张苦笑：‘我家猫啃的……真不是浪费，但我也不想在办公室解释为啥我家猫爱咬笔。’

还有一次，系统提示‘碎纸机耗材连续三周超量申领’，追查发现是隔壁公司借用了设备却没走流程。这些漏洞，过去藏在沉默的抽屉里，现在被一个字段照出了原形。

更意外的是，流程跑顺后，大家反而更愿意配合了。因为透明——谁领了多少，在系统里一目了然，没人被怀疑，也没人占便宜。技术部甚至主动提议：‘能不能加个“以旧换新”选项？旧笔芯交回来，领新的时候能快点审批。’

小李没告诉领导，但她悄悄算了一笔账：上个月文具申领量下降了41%，而满意度调查里，‘行政响应速度’得分涨了0.8。她知道，那不是表格的功劳，而是规则终于穿上了合脚的鞋。

有一次，实习生看着系统界面问：‘这软件叫啥？怎么连笔的颜色都能分类？’

小李笑了笑：‘它不规定你怎么管，只让你想清楚——你想管什么。’