我们公司行政部有个传统，叫‘三色便签法’。红的贴在打印机旁，写着‘硒鼓快没了，谁顺路带一个回来’；黄的贴在前台，是‘李总下午访客登记信息待确认’；绿的贴在茶水间冰箱上，写着‘牛奶还剩两瓶，下周采购记得加单’。

这些便签像季节性植物，一茬接一茬，永远除不尽。最忙的时候，行政小林一天要更新十几张，还得靠微信私聊追进度：‘王工，你昨天说要退的那个会议室，系统里还没释放啊……’

她不是没试过用Excel做追踪表。建了十几个sheet，颜色分类、状态标记、到期提醒，甚至写了简单的公式判断是否超期。但问题来了——每次流程稍有变动，比如临时增加一个审批环节，或者某个同事请假，整个表就得重调逻辑。更别说其他人根本懒得打开她的共享文件夹，理由千奇百怪：‘打不开’‘格式乱了’‘我手机上看不了’。

直到有天，技术部的小周来领办公用品，随口问了一句：‘你们这些杂事，有没有可能让系统自己动起来？’

小林苦笑：‘又不是人人都会写程序，哪来的“自动”？’

小周没多解释，只是把自己正在用的一个工具分享给了她，名字挺朴素：蓝点通用管理系统。说是‘通用’，其实意思就是——你想要什么功能，就自己搭什么模块。

小林一开始也没抱希望，结果试了三天，整个人变了。

她先是把那堆三色便签全搬进了系统，每个事项变成一条‘任务记录’，然后设置了几个字段：类型（耗材/访客/采购）、负责人、截止时间、当前状态。这不算新鲜，但她发现这个系统有个特别的地方：不用代码，也能设置自动化流转。

比如，她设了一个规则：‘当“耗材申请”提交后，自动通知采购员老吴；如果48小时内未处理，则标红并抄送部门主管’。再比如，‘访客信息一旦录入，自动发送短信提醒被访人，并在门禁系统生成临时通行码’。

最让她惊喜的是，每个人看到的界面可以不一样。老吴登录后，只看到待办的采购项，点一下‘已下单’，系统就自动更新状态，还顺手记下了供应商和预计到货时间。前台小妹则只看到当天访客列表，连按钮都只有两个：‘已到达’和‘未出现’。

以前那些需要口头交接、反复确认的事，现在系统自己推着走。打印机缺硒鼓的提醒，甚至能直接关联到采购订单编号，月底对账时一目了然。

更妙的是，系统支持手机端。有次小林周末在家，突然收到一条推送：‘茶水间咖啡机报修已超24小时，尚未安排维修’。她顺手点了‘转技术部’，十分钟后小周就回了个笑脸：‘周一上午上门，已预约’。

这事传开后，其他部门也开始悄悄试用。人事部搭了个‘入职准备清单’，新员工还没到岗，工位、电脑、邮箱、门禁卡就已经按流程一步步准备妥当。项目部搞了个‘跨部门协作看板’，谁卡了进度一眼就能看出来。

没人开会推广，也没人写操作手册。大家就是看到别人省事，自己也想试试。因为这个系统不预设流程，你有什么管理痛点，就搭什么解决方案。它不像传统OA那样‘必须你适应它’，而是反过来：‘你想怎么管，它就怎么长’。

最近公司团建，有人开玩笑问小林：‘你现在是不是特别清闲？’

她笑了：‘恰恰相反，我现在管的事更多了，但不再忙着追人、催事、填表。以前是我在跑流程，现在是流程在帮我跑。’

上周五下班前，她把一张新的便签贴在了墙上，白色底，字是打印的：‘本区域已接入自动化事务管理，便签退役留念’。