上个月财务抽查发现，有三笔采购价格比市场均价高出8%以上。老板没发火，只问了一句：‘咱们有比价记录吗？’

没人答得上来。

采购部用的还是老办法：打电话、发微信、截图留档。比价靠人工翻聊天记录，Excel 表格里堆着去年的数据，谁也说不清最新报价是哪天更新的。更别说有些供应商会悄悄调价，而我们还在按旧价谈合同。

这事落到我头上，不是因为我是主管，而是因为我刚在公司内网看到一个通知：IT 部门上线了一个‘自定义管理系统’，允许各部门自己搭数据表和流程。

说是‘人人可配置’，听上去像又一个没人用的内部工具。但这次不一样——它不预设模板，也不限定用途，你想要什么样的字段、审批流、提醒规则，全自己画。

我决定试试看，做个‘动态比价库’。

第一步，我把过去一年合作过的27家供应商拉进来，建了个‘供应商档案表’，字段包括联系人、历史订单、交货周期、付款方式，还有个‘当前有效报价’字段。

关键在‘当前有效报价’。我不是手动填，而是给每个供应商生成一个专属链接，点进去只能看到他们自己的产品目录和报价填写区。他们更新报价时，系统自动打上时间戳，并触发邮件通知采购组。

刚开始，供应商都以为是钓鱼链接。我只好一个个打电话解释：‘不是要你们降价，是要确保我们系统里的数据和你们一致。’

有个做包装材料的老供应商最倔，说‘我又不懂这些电子玩意儿’。我就让他助理用微信扫了码，现场填了一条数据。她惊讶地说：‘这就传上去了？连格式都不用调？’

从那以后，他们反而更新得最勤快。因为他们发现，报价更新越及时，被选中的机会越大——我们现在筛选供应商，优先看‘最近30天有更新报价’的名单。

第二步，我加了个‘比价看板’。选中某个物料，比如‘A4双面铜版纸’，系统自动把三家以上供应商的当前报价并列展示，还标出最低价和平均价。以前要花半天做的比价表，现在点一下就出来。

更省事的是预警功能。我设了条规则：如果某项采购价格高于近三个月均值5%，提交订单时就会弹出提示。上周采购经理想走一个紧急订单，系统跳出红框：‘当前报价高于历史均值6.2%，是否继续？’他愣了一下，回头又去砍了一轮价。

其实这整个系统，我没写一行代码。就是在那个自定义管理工具里拖了几张表，连了几条逻辑，再配上权限控制。IT 部门后来告诉我，这套结构叫‘低代码数据建模’，但对我们来说，就是个能随时调整的活表格。

现在财务再来查比价记录，我不用翻文件夹，直接导出一份带时间线的比价日志。上次审计的人看了直说：‘这比我们见过的很多ERP系统还清晰。’

最意外的是，行政部看到后，照着做了个‘办公耗材比价模块’；就连食堂采购，也开始让菜贩子每天上午9点前上传当日食材报价。

昨天那个包装材料供应商打电话来，说：‘你们这个系统挺好，能不能给我们也开个账号？我们想拿它管下游客户。’

我说暂时不行，但我们可以在现有框架下，给你们开放一个‘报价管理空间’。

挂了电话，我在想，或许管理最有效的状态，不是盯着别人改，而是让规则自然浮现，让每个人都愿意主动对齐。