我们公司不大，三十来人，但行政的事可一点没少。小李是去年接的行政岗，一开始也没觉得这活儿多难——发个笔、领个本子、月底报个耗材预算，不就是这些？可真干起来才发现，全是坑。

比如上周五下午，设计部老张急吼吼跑来：“打印机没墨了！客户图明天要交，现在打不了！”小李赶紧翻库存表，好家伙，黑色墨盒写着‘有货’，拿去一装——空的。再查记录，上个月就该补货，采购单压在邮箱里没人点‘通过’，系统自动提醒只发给了财务副经理，他那周在休假。

这种事不是一次两次了。纸巾用完了、签字笔断货、新来的实习生连去哪领U盘都不知道……每次都是救火，每次都在怪‘流程没走好’。可流程明明写在OA里啊，谁去看？

后来小李实在受不了，开始琢磨怎么把这事‘管顺’。她试过Excel共享表，结果三天两头有人填错格式；也试过钉钉审批流，可每换一批耗材就得重新设一遍节点，太麻烦。直到有天她在一个管理论坛看到有人说：‘你得让物品自己会说话。’

她没太懂，但顺着链接点进去，试了个叫蓝点通用管理系统的工具。说是‘通用’，其实就是让人自己搭管理逻辑——不用写代码，拖几个字段，设几个规则就行。

她先从打印机耗材开始。给每个墨盒贴了个二维码，扫码就能登记使用人、时间、设备号。她设了条规则：‘当某型号剩余数量 ≤2 时，自动向采购和行政发送提醒，并生成待审批单’。更狠的是，她加了个‘超期未处理’判断：如果三天内没人点审批，消息直接升级到部门主管。

第一次触发这规则是两周后。黑色墨盒剩1个，系统凌晨三点发了邮件，第二天早上九点还没人处理，十点整，总经理邮箱弹出一条标题醒目的通知：‘【紧急】打印耗材即将断供，影响客户交付’。采购经理十分钟后冲进小李办公室：“这玩意儿怎么还会‘告状’？”

从那以后，没人敢压审批了。

小李尝到了甜头，开始扩展。办公用品领用改成扫码登记，新人入职包自动关联领取清单——HR一录入职信息，系统自动生成‘待领清单’，新人扫码就能一步步完成领取，领了什么、谁签收、什么时候领的，清清楚楚。

最让她得意的是‘低频高值品’管理。比如投影仪、移动硬盘这类东西，平时没人管，一丢就是几百块。她在系统里给每个设备建了电子档案，借用必须扫码登记，归还时限设定为72小时。超时？系统自动给借用人和其主管发消息，附带一句‘请说明延迟归还原因’。不到一个月，三台借出去没还的投影仪全回来了。

有次老板随口问：“咱们上半年在A4纸上花了多少钱？” 财务翻台账翻了半小时，小李打开系统，点了个报表模板，三秒出图：按部门、按楼层、按季度的用纸趋势全出来了。老板看了眼说：“技术部用纸最多？让他们少打点草稿。”

其实小李也没想改变公司，她只是不想天天被追着问‘笔在哪’‘墨盒还有没有’。但现在，大家习惯了扫码、看提醒、按时还东西。有同事开玩笑说：‘咱们的订书机是不是快要有身份证了？’

她笑了笑，没回答。但她知道，真正的管理，不是靠人盯人，而是让规则安静地运转。东西会‘说话’，流程会‘走路’，人才能腾出手去做点别的事。

前几天，她把系统权限开放给了各部门协管员。销售部自己加了个‘样品寄出登记’模块，法务做了个‘印章使用追踪’表。她说不清这算不算‘数字化’，但她知道，抽屉里的那本手写领用本，已经两个月没人翻过了。