我们公司茶水间有个开放式零食柜，一开始是行政部每周采购一次，堆满薯片、饼干和饮料。结果没几天就发现不对劲：账对不上，东西总少，补货频率越来越高，但大家还抱怨‘怎么又没了’。

后来行政小王想了个办法——把零食柜变成‘自助+自治’模式。每人刷企业微信扫码拿东西，系统自动扣款，月底从工资里统一划。听起来挺数字化，可问题来了：谁来维护这个清单？价格变了怎么改？有人误扫了怎么退？

最头疼的是，财务要报表，HR想看部门消耗，行政又要控制预算。原本一个简单的事，硬是搞出三套表格：Excel记库存、在线文档录异常、微信群发补货提醒。每天早上，小王的第一件事就是爬群翻记录，手动合并数据。

直到她听说隔壁组在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是不靠IT，自己就能搭一套‘零食管理台帐’。她半信半疑试了三天，居然真跑起来了。

她先建了几个基础模块：商品库（带条码、单价、分类）、用户账户（对接企业微信）、库存流水、补货计划。然后用‘自定义表单’做了个‘补货申请’，谁发现某样快没了，手机点一下，自动通知采购员。

最有意思的是她设了个‘消耗排行榜’。每月初系统自动发消息：‘上月最受欢迎的是辣味薯片，共被领取87次；咖啡糖连续三周滞销，建议下架’。技术部看到自己部门人均消费最高，还自发搞了个‘健康饮食挑战月’。

更省事的是对账。以前月底要花两天核对扫码记录和实际收款，现在系统直接导出明细，连发票抬头都能按部门分拆。财务说：“第一次见零食账比差旅费还好对。”

其实这套逻辑不新鲜，超市自助结账、无人货架都玩过。但我们不一样的是——没人盯着监控防偷，而是用透明规则让人愿意自觉。比如系统会提示：‘您本月已领取12次，超过团队平均值，建议留给同事’。语气软，但效果奇好。

有次市场部集体加班，顺手扫了一堆泡面和能量饮料。第二天系统自动推送一条：‘检测到集中领取，是否需要临时提高本月额度？’点了个“是”，额度当场上调，连审批流都不用走。

这背后其实是流程自适应的设计。蓝点允许设置“触发条件+动作”，比如“单日同类商品领取超5次，弹出确认提醒”；或者“库存低于安全线，自动创建采购任务并@负责人”。这些原本得写代码的功能，小王用拖拽就配好了。

最意外的收获是跨部门协作变顺了。以前采购觉得行政瞎指挥，行政嫌采购买的东西没人吃。现在所有决策都有数据支撑。上周系统预警“无糖饮料消耗上升300%”，采购立刻调整了进货比例，连供应商都夸我们需求预测准。

现在新来的实习生第一天就会被带去茶水间，教他们怎么扫码、怎么看个人消费记录、怎么提交补货建议。有人说这是“用管理系统的思维管薯片”，可我觉得，正是这些小事，才最能看出一个组织是不是真的在‘用规则代替人治’。

前几天CEO路过零食柜，顺手扫了一包坚果。下午邮箱就收到系统自动发送的月度个人消费报告，附了一句：“本月您选择了全部为健康食品，点赞！”他转发给管理层群，回了句：“比我去年的OKR完成得都好。”